Начальная страница <- Администрирование <- Общие настройки

Контактная информация

Работа с контактной информацией в разных списках программы реализована одинаково. Все списки предоставляют одинаковую возможность по работе с адресами или телефонами. В программе также предусмотрена возможность хранения контактной информации в табличных частях документов и загрузка контактной информации. В табличных частях документов можно редактировать контактную информацию. Такая возможность может потребоваться при работе в документах представляемой электронной отчетности. Связано это с необходимостью сохранения в данных документа точной копии представленных в фискальные органы сведений, в том числе адресов и телефонов физических лиц.

Поставка программы осуществляется c предопределенными группами и элементами списка. Добавление новых групп в список видов контактной информации запрещено. Элементы внутри этих групп определяют состав контактной информации соответствующих объектов программы, которая будет отражаться в закладке «Контактная информация».

В списках и табличных частях документов программы предусмотрено несколько предопределенных видов контактной информации, кроме того, имеется возможность добавлять новые виды контактной информации. У предопределенных элементов списка в отличие от произвольных полей контактной информации можно изменить только настройки, остальные реквизиты заполнены по умолчанию и защищены от редактирования. Настройку видов контактной информации рекомендуется выполнить на этапе начального заполнения программы. Эта рекомендация не исключает возможности настройки в процессе работы с конфигурацией. Настройку обычно выполняет администратор ТП 7.

В группу реквизитов «Контактная информация» включена гиперссылка «Виды контактной информации». С помощью данной команды можно настроить виды контактной информации в различных объектах программы.

У предопределенных полей контактной информации можно только поменять настройки, остальные реквизиты заполнены по умолчанию и защищены от редактирования.

Типы контактной информации

Программа позволяет хранить следующие типы контактной информации:

«Адрес» — поле с таким типом контактной информации предназначено для хранения адреса в виде произвольной строки или в виде шаблона адреса. Позволяет заполнять адрес с помощью шаблона ввода, используя адресный классификатор. Если адрес заполняется с помощью адресного классификатора, то индекс адреса устанавливается из классификатора автоматически, после окончания ввода адреса. Предопределенные фактический и юридический адреса используются в печатных формах документов;

«Телефон» — поле с таким типом контактной информации предназначено для хранения телефонных номеров в виде произвольной строки, или в соответствии с шаблоном ввода номера телефона. Предопределенный телефон используется в печатных формах документов;

«Адрес электронной почты» — поле с таким типом контактной информации предназначено для хранения адреса электронной почты. Реквизит используется при отправке электронных писем из программы;

«Веб-страница» — поле с таким типом контактной информации предназначено для хранения адресов веб страниц;

«Факс» — поле с таким типом контактной информации предназначено для хранения номеров факсов в виде произвольной строки, или в соответствии с шаблоном ввода номера факса. Реквизит используется в печатных формах документов;

«Другое» — поле с таким типом контактной информации может использоваться для хранения произвольной текстовой контактной информации, например, можно поместить информацию о том, как добраться до организации. Программа позволяет в это поле ввести текст длиной до 1024 символов;

«Skype» — поле с таким типом контактной информации используется для хранения логина Skype.

Добавление поля контактной информации в группу видов контактной информации

Для добавления нового вида контактной информации необходимо:

выбрать нужную группу контактной информации, в которую добавляется новое поле, либо поле нужной группы, если новое поле будет создаваться копирование текущего поля;

нажать кнопку «Создать» или кнопку Создание копированием (клавиша «F9»), если новое поле будет создаваться копирование текущего поля;

выбрать нужный тип контактной информации из списка «Тип». Доступные типы контактной информации приведены выше;

задать реквизит «Наименование», которое будет обозначать поле контактной информации в закладке «Контактная информация»;

при необходимости следует изменить реквизит «Входит в группу», которая выведена по умолчанию. Группа соответствует справочнику, в который добавляется новое поле контактной информации.

В зависимости от выбранного в списке типа контактной информации выводятся реквизиты, комбинация которых позволит настроить поля контактной информации:

«Обязательное заполнение» — при включённом флажке программа будет проверять заполнение поля контактной информации при вводе документов или списков. Сохранение данных без заполнения этого поля будет невозможно;

«Редактирование только в диалоге» — настройка используется для типов контактной информации «Адрес», «Телефон», «Факс». Такая настройка позволяет ограничить ввод нового и редактирование существующего адреса, телефона или факса шаблоном ввода, а также выбором адреса из адресного классификатора. При установленном флажке предусмотрена возможность ввести адрес в свободной форме. Это может понадобиться в исключительных случаях, например, если данные адреса в каких либо документах приводятся с ошибкой, но для печати необходимо их проставить. При этом такой адрес будет храниться в программе с пометкой, что он введен в свободной форме, и использоваться с ограничениями. После уточнения адрес можно будет исправить, заполнив по шаблону;

«Разрешить ввод нескольких значений» — задание флажка у реквизита позволяет ввести несколько значений для создаваемого\редактируемого вида контактной информации. Например, у организации или физического лица может быть несколько адресов электронной почты или номеров телефонов, по которым можно с ними связаться;

«Запрещать ввод некорректного адреса» — настройка используется для полей «Адрес», «Телефон» или «Адрес электронной почты». Такая настройка позволяет запретить ввод российских адресов, телефонов или адресов электронной почты, которые заполнены не по установленным правилам. Для поля «Адрес» реквизит доступен только при установленном флаге «Только российский». Использовать эту возможность следует тогда, когда у сотрудников организации только российские адреса — это ускорит ввод информации. При этом становятся доступными дополнительные настройки:

«Запрещать ввод некорректного адреса» — если флажок включен, то при некорректном вводе российского адреса невозможно будет ввести данные в программу (имеет смысл только при использовании шаблонов ввода и адресного классификатора - для использования этой возможности включите флажок «Редактировать только в диалоге»).

«Проверять по КЛАДР; «Проверять по ФИАС» — при использовании классификатора ФИАС адреса ведутся в дополнительных разрезах (например, «Округ»);

«Скрывать неактуальные адреса» — включите флажок, для того чтобы программа не показывала в списках устаревшие адреса на момент последней загрузки классификатора адреса. Такие адреса помечены в списках значком. По умолчанию флажок отключен.

«Указывать ОКТМО» — включите флажок, для того чтобы автоматически заполнялось поле ОКТМО. При необходимости поле можно отредактировать.

«Включать страну в представление» — включите флажок, для того чтобы при автоматическом составлении полного адреса в поле «Адрес» указывалась страна.

Если включена возможность хранить историю изменения адреса, то в поле выводится состояние «Хранит историю изменений».

Особенности настройки поля «Телефон» и «Факс»

Для того чтобы использовать реквизит «Телефон с добавочным номером» надо включить соответствующий флажок.
Для некоторых типов телефонов (например, мобильный телефон) не предусмотрено добавочных номеров.

Особенности настройки поля «Адрес электронной почты»

Если у поля установлен тип «Адрес электронной почты», то программа проверяет правильность ввода адреса электронной почты. При включенном флажке «Запрещать ввод некорректных адресов» ввести некорректный адрес электронной почты будет невозможно.

Особенности настройки поля «Другое»

С помощью переключателя можно указать «Вид поля», для того чтобы более точно расположить поле в окне объекта:

«Многострочное широкое» — включает несколько строк;

«Однострочное широкое» — длинная строка;

«Однострочное узкое» — если вид контактной информации «Другое» используется для ввода текстовых данных небольшой длины, то размер поля ввода можно уменьшить.