Электронное письмо входящее

Документ «Электронное письмо входящее» предназначен для регистрации полученных электронных писем. В отличие от остальных документов, этот документ невозможно ввести. Его можно только получить от отправителя.

Информация для просмотра

«От» — информация об отправителе письма;

«Кому» — информация об основных получателях письма;

«Копии» — информация о дополнительных получателях письма;

«Тема» — тема письма. Заполняется отправителем;

«Письмо» — тело письма. Располагается на специальной вкладке;

«Список вложений» — приложенные к письму файлы. Файлы вложений можно открыть или сохранить на диске с помощью команд контекстного меню списка вложений;

«Важность» — признак необходимости акцентировать внимание на данном взаимодействии, или наоборот, признак несущественности. Может принимать значения Низкая, Обычная, Высокая. Проставляется отправителем письма;

«Номер» — номер, под которым данное письмо зарегистрировано в программе;

«Отравлено» — дата и время отправки письма.

Заполните необходимые поля:

«Предмет» — то, чему посвящено взаимодействие, например, претензии клиента. Предметом могут быть документы программы и документы взаимодействий. Если предмет взаимодействия не определен, то в качестве предмета автоматически проставляется значение текущего документа, т.е. такой документ взаимодействия начинает цепочку взаимодействий. При выполнении команды «Взаимодействия» из документа предметом взаимодействия во вновь созданном документе будет предмет, указанный в исходном документе, при этом основные поля будут также скопированы. Для заполнения поля нажмите «Выбрать», выберите тип данных, затем из соответствующего списка выберите конкретный документ;

«Ответственный» — выберите ответственного за данное взаимодействие из списка пользователей. По умолчанию программа указывает в качестве ответственного для большинства документов взаимодействия текущего .

«Рассмотрено» — признак того, что данное взаимодействие рассмотрено и не требует дальнейшего внимания. С рассмотренных документов программа снимает выделение в списке взаимодействий. При соответствующих настройках после установки флажка отправителю будет отправлено уведомление о прочтении.

«Рассмотреть после» — необходимо заполнить, если контроль данного письма планируется отложить до определенной даты. Выберите из списка нужное значение: Через 15 мин, Через 30 мин, Через 1 час, Через 3 часа, Завтра. Помимо этих значений можно указать произвольную дату и время с помощью кнопки Вызвать календарь для задания даты ;

«Комментарий» — дополнительная информация о входящем письме.

Реквизиты «Рассмотрено» и «Рассмотреть после» доступны для указания, если это предусмотрено настройками программы. Изменить данные настройки можно в разделе «Администрирование» - «Органайзер» - группа «Почта» - реквизит «Признаки «Рассмотрено» и «На контроле»».

Создание исходящего электронного письма на основании входящего электронного письма

Воспользуйтесь одной из кнопок или командами меню «Еще»:

«Ответить» — в созданном исходящем письме в качестве получателя будет указан отправитель письма. Исходящее письмо при этом входит в цепочку взаимодействий;

Ответить всем «Ответить всем» — в созданном исходящем письме в качестве получателей будут указаны отправитель и все получатели данного письма (в полях Кому и Копии).

Переслать «Переслать» — получатели не заполняются. Будет сформировано исходящее письмо, включающее в себя текст и вложения входящего письма.

Ссылка Уточнить контакты

Программа позволяет в качестве участников взаимодействий указывать элементы списков. Например, клиентов или поставщиков.

При получении письма анализируются адреса отправителя и получателей письма. Если находится однозначное соответствие адреса отправителя и клиента, то программа в письме сопоставляет отправителя и клиента. Это позволяет в дальнейшем получить информацию обо всех взаимодействиях с клиентом.

Если однозначное соответствие найти не удалось, например, адрес не найден или указан у нескольких клиентов, то эти данные необходимо указать вручную.
Если хотя бы один получатель или отправитель не сопоставлен, в письме отображается ссылка «Уточнить контакты». Перейдите по ссылке, для того чтобы сопоставить и обновить адреса электронной почты, содержащиеся в письме, с контактами и их текущей контактной информацией в программе в окне «Сохранение адресов в контактах».
Если адрес был ранее сопоставлен с контактом, то он будет отображен в списке. Если адрес не был ранее сопоставлен с контактом, или если необходимо сопоставить адрес с другим контактом, или записать адрес в другое поле контактной информации, то в поле Контакт можно выбрать контакт, в который будет записан новый адрес электронной почты. В поле «Вид эл. почты контакта» можно уточнить, в какое именно поле будет записан электронный адрес контакта.
Если у контакта в программе указан адрес электронной почты, то при получении письма от такого контакта сопоставление контакта с адресом произойдет автоматически.
Если все контакты сопоставлены, то данная ссылка не отображается, открыть окно сопоставления контактов возможно по команде «Еще» — «Уточнить контакты».

Это позволяет в дальнейшем получить информацию обо всех взаимодействиях с клиентом. Если при создании письма хотя бы один адресат не будет сопоставлен контакту, в письме будет отображаться ссылка «Уточнить контакты». По ссылке открывается «Адресная книга», в которой можно будет выполнить сопоставление.

Если все контакты сопоставлены, то данная ссылка не отображается, произвести сопоставление контактов можно по команде «Еще» — «Уточнить контакты».

Уточнение контактов электронного письма

Ссылка предназначена для сохранения адресов отправителей входящих электронных писем в контактах программы.

Также можно сопоставить и обновить адреса электронной почты, содержащиеся в письме, с контактами и их текущей контактной информацией в программе.

Открывается по ссылке «Уточнить контакты» во входящем электронном письме. Если контакты были сопоставлены автоматически, ссылка не выводится. В этом случае можно воспользоваться командой «Уточнить контакты» меню «Еще». Список состоит из колонок:

«Адрес в письме» — в колонку помещаются все адреса электронной почты, которые фигурируют во входящем письме.

«Сохранить в контактах»:

«Контакт» — выберите контакт из списков программы для сопоставления. Если контакт еще не сопоставлен, то открывается окно «Выбор контакта». С его помощью можно подобрать соответствующий список программы;

«Вид эл.почты контакта» — подбирается из контакта автоматически.

Сопоставление контактов

Если адрес был ранее сопоставлен с контактом, то он будет отображен в списке.
Если адрес не был ранее сопоставлен с контактом, или если необходимо сопоставить адрес с другим контактом, или записать адрес в другое поле контактной информации, то в поле «Контакт» можно выбрать контакт, в который будет записан новый адрес электронной почты. В поле «Вид эл. почты контакта» можно уточнить, в какое именно поле будет записан электронный адрес контакта.

С помощью кнопки «Записать и закрыть» для указанных контактов адреса будут перезаписаны в указанный вид электронной почты.

После сопоставления к адресу электронной почты (его представлению) в письме будет добавлено наименование контакта.
Если у контакта в программе указан адрес электронной почты, то при получении письма от такого контакта сопоставление контакта с адресом электронной почты произойдет автоматически.

Параметры письма. Изменение папки электронного письма

«Дополнительную информацию» о письме можно узнать, выполнив команду «Параметры письма».
Для того чтобы изменить папку входящего письма, выполните команду «Еще» — «Параметры письма», в открывшемся окне измените поле «Папка».

Дополнительная информация «Параметры электронного письма»

Предназначена для просмотра и изменения параметров входящего электронного письма или исходящего электронного письма.
Открывается по соответствующей команде меню «Еще» из электронных писем.

Параметры письма:

«Создано» — для исходящего письма означает дату окончания редактирования письма перед отправкой, для входящего означает дату отправки письма;

«Внутренний номер» — номер, под которым письмо зарегистрировано в программе;

«Отправлено» — дата отправки письма, отображается только для исходящего письма;

«Получено» — дата получения письма, отображается только для входящего письма;

«Включать тело исходного письма» —можно изменить для исходящего письма в статусе Черновик/ или Исходящее. Если данный флажок включен, то к телу письма при отправке будет приложен текст письма-основания;

«Папка» — текущая папка письма, доступна для изменения. Нажмите «Показать все», выберите нужную папку из списка;

«Уведомить о доставке» — признак того, что отправитель запрашивает уведомление о доставке. Доступен для изменения, если статус исходящего письма Черновик/ или Исходящее;

«Уведомить о прочтении» — признак того, что отправитель запрашивает уведомление о прочтении. Доступен для изменения, если статус исходящего письма Черновик/ или Исходящее;

«Заголовки Интернета» — служебная информация о входящем письме;

«Идентификаторы» — служебная информация об исходящем письме.

Изменение кодировки письма

Выполните команду «»Еще» — «Изменить кодировку» и выберите из списка нужную кодировку.

Создание взаимодействий на основании входящего письма

Нажмите кнопку «Взаимодействия», для того чтобы:

Запланированное взаимодействие Запланировать взаимодействие;

Встреча Запланировать встречу;

Сообщение SMS Написать SMS;

Телефонный звонок Позвонить.

Просмотр взаимодействий, созданных на основании письма

Нажмите «Взаимодействия» на панели навигации для перехода к списку взаимодействий, созданных на основании этого исходящего письма.

Распечатка письма

Нажмите « Печать Печать».
В окне «Печать» укажите необходимые настройки для принтера - количество копий, размер бумаги и т.п.

Работа с вложениями

Если в письме имеются вложения, то в списке вложений с помощью контекстного меню по правой кнопке мыши можно:

«Открыть вложение» — открыть файл с помощью соответствующего внешнего приложения.;

«Удалить вложение». Также можно удалить файл вложения с помощью кнопки «Del»;

«Свойства вложения» — просмотр карточки присоединенного файла. С помощью соответствующих команд в карточке можно также подписать вложение электронной цифровой подписью или зашифровать.