Запланированное взаимодействие

Документ «Запланированное взаимодействие» предназначен для планирования взаимодействия с одним или несколькими контактами. Вводится в том случае, если необходимо запланировать взаимодействие, однако как именно будет производиться взаимодействие (телефонный звонок, встреча, электронное письмо, сообщение SMS), еще не известно.

Создать документ можно командой «Создать» из списка «Взаимодействия » на начальной странице. Открывается форма «Запланированные взаимодействия», в которой необходимо заполнить поля:

«Тема» — краткое описание того, чему будет посвящено запланированное взаимодействие;

«Предмет» — то, чему посвящено взаимодействие, например, претензии клиента. Предметом могут быть документы программы, а также документы взаимодействий. Если предмет взаимодействия не определен, то в качестве предмета выступает текущий документ (т.е. такой документ начинает цепочку взаимодействий). Для заполнения поля нажмите «…» («Выбрать»), выберите тип предмета (тип документа), затем из соответствующего списка выберите конкретный документ;

«Ответственный» — выберите ответственного за данное взаимодействие из списка пользователей. По умолчанию для большинства документов взаимодействия программа указывает в качестве ответственного текущего пользователя;

«Рассмотрено» — признак того, что данное взаимодействие рассмотрено и не требует дальнейшего внимания. С рассмотренных документов программа снимает выделение. Использовать флажок «Рассмотрено» рекомендуется при коллективной работе с документами взаимодействия;

«Рассмотреть после» — необходимо заполнить дату и время, если рассмотрение данного взаимодействия планируется отложить до определенной даты. ыберите из списка нужное значение: Через 15 мин, Через 30 мин, Через 1 час, Через 3 часа, Завтра. Помимо этих значений можно указать произвольную дату и время с помощью кнопки « Вызвать календарь для задания даты »;

«Важность» — признак необходимости акцентировать внимание на данном взаимодействии, или наоборот, признак несущественности. Может принимать значения Низкая, Обычная, Высокая.

закладка «Описание» — подробное описание того, чему будет посвящено запланированное взаимодействие;

закладка «Участники» — список участников мероприятия (более подробно рассмотрено ниже);

закладка «Комментарий» — произвольный текстовый комментарий;

«Создано» — дата и время создания документа. По умолчанию в этом поле программой автоматически проставляется текущая дата и время записи документа. Поле недоступно для редактирования.

«Автор» — пользователь, который создал документ. Указывается программой автоматически. Поле недоступно для редактирования.

Реквизиты «Рассмотрено» и «Рассмотреть после» доступны для указания, если это предусмотрено настройками программы. Изменить данные настройки можно в разделе «Администрирование» - «Органайзер» - группа «Почта» - реквизит «Признаки «Рассмотрено» и «На контроле»».

Участники

Для фиксирования контактов, которые будут участвовать в мероприятии, используется список участников, который создается в закладке «Участники» табличной части документа. Новый участник добавляется в список нажатием кнопки «Добавить». В списке указывается имя предполагаемого участника и информация о том, как связаться с участником. Список является обязательным - хотя бы один участник должен быть указан.

Список состоит из колонок:

«Представление контакта» — полное наименование контакта;

«Как связаться» — контактная информация (телефон, адрес электронной почты и т.п.);

«Контакт» — поле выбора участника.

Если участник уже зарегистрирован в программе, то информация о нем указывается в поле «Контакт». С помощью кнопки «…» «Выбрать» найдите контакт в окне «Выбор контакта». Поля «Представление контакта» и «Как связаться» будут заполнены автоматически.

Если информацию о участнике встречи не планируется хранить, то достаточно указать «Представление контакта» и заполнить поле «Как связаться». В этом случае в документе появляется информационное сообщение «Не все контакты подобраны».

Если это новый участник, зарегистрировать контакт можно после сохранения документа, нажав «Создать контакт». Для выбора предлагаются списки программы. Заполните необходимые поля.

Создание документов взаимодействий на основании запланированного взаимодействия

В меню кнопки « Все взаимодействия по предмету » («Все взаимодействия по предмету ») выберите нужное действие:

«Запланировать взаимодействие»;

Встреча Запланировать встречу;

Сообщение SMS Написать SMS;

Электронное письмо исходящее Написать электронное письмо;

Телефонный звонок Позвонить.

Просмотр взаимодействий, созданных на основании запланированного взаимодействия

Нажмите кнопку «Взаимодействия» на панели навигации для перехода к списку взаимодействий, созданных на основании этого запланированного взаимодействия.