Начальная страница <- Администрирование <- Органайзер

Почта

Если у реквизита «Почтовый клиент» (раздел «Администрирование» - «Органайзер») установить флажок, активируется встроенный в программу почтовый клиент, с помощью которого предусмотрена возможность документирования взаимодействий с внешними контактами, а также между пользователями программы.
Использование всех типов взаимодействий без почтового клиента невозможно.

После включения флажка «Почтовый клиент» в начальную страницу добавляется список «Электронная почта» для регистрации электронных писем. Так же становятся доступными команды для настройки взаимодействий:

«Исходящие письма в формате HTML» — при включенном флажке, можно редактировать исходящие письма в формате HTML;

«Звонки, SMS, встречи и запланированные взаимодействия» - если флажок установлен, в программе можно отправлять SMS, регистрировать звонки, встречи и запланированные взаимодействия с клиентами. Список «Электронная почта» на начальной странице переименовывается в список «Взаимодействия», и в него добавляются команды «Создать», «Установить предмет взаимодействия». В панели навигации различных документов и элементов некоторых списков становится доступна команда « Все взаимодействия по предмету » («Взаимодействия»), которая открывает списки взаимодействий по предмету или контакту;

«Признаки «Рассмотрено» и «На контроле»» - при включенном флажке можно ставить отметки о рассмотрении входящих писем, встреч, телефонных звонков и запланированных взаимодействий, а также осуществлять постановку на контроль исходящего письма и сообщения SMS. Этот флажок полезно использовать для организации совместной работы в программе. В список «Взаимодействия» на начальной странице добавляются команды «Рассмотрено», «Отложить рассмотрение»«Снять признак рассмотрено»;

«Настройка системной учетной записи электронной почты» — переход к настройке основной учетной записи электронной почты для отправки уведомлений из программы;

«Учетные записи электронной почты» — администрирование всех учетных записей электронной почты.

Настройка системной учетной записи электронной почты

Команда «Настройка системной учетной записи» позволяет настроить основную электронную почту. Для системных учетных записей следует заполнить реквизит пароль, для того чтобы программа могла рассылать сообщения от такой учетной записи без участия пользователя.
Для формирования учетной записи электронной почты используется форма «Создание учетной записи электронной почты»:

«Адрес электронной почты« учетной записи в формате User@Server.ru.

«Пароль» — реквизит пароль обязателен для заполнения. Программа может рассылать сообщения от системной учетной записи без участия пользователя;

Группа «Использовать учетную запись»:

«Для отправки писем» — включите флажок, если системный адрес электронной почты будет использоваться для отправки писем;

«Для получения писем» — включите флажок, если системный адрес электронной почты будет использоваться для получения писем.

«Имя отправителя писем» — указывается имя владельца учетной записи, которое будет указываться в корреспонденции, при этом оно может отличаться от имени пользователя в программе, например, пользователь системы «Администратор», а имя его «Иван Петрович».

Переключатель «Определить параметры подключения автоматически (рекомендуется)» позволяет настроить учетную запись автоматически. Если автоматически определить настройки подключения не удалось, можно установить переключатель на строку «Настроить параметры подключения вручную» и нажатием кнопки «Создать» попытаться настроить почту вручную:

на первом шаге настраивается сервер исходящей почты (отправка писем):

задается «Имя пользователя» учетной записи в формате «User@Server.ru». Адрес сервера исходящей почты может отличаться от основного, в таком случае он будет предназначен только для отправки писем;

задается «Пароль» учетной записи;

при необходимости включите флажок «Безопасная проверка пароля»;

в поле «Сервер» укажите адрес SMTP-сервера, например, «smtp.Server.ru»;

укажите «Порт» компьютера для отправки почтовых сообщений, например, «465».;

включите флажок «Использовать безопасное соединение (SSL)».;

при необходимости задайте флажок «Требуется авторизация на сервере входящей почты перед отправкой».

на втором шаге настраивается сервер входящей почты (получение писем):

задается «Имя пользователя» учетной записи в формате «User@Server.ru». Адрес сервера исходящей почты может отличаться от основного, в таком случае он будет предназначен только для получения писем;

задается «Пароль» учетной записи;

при необходимости включите флажок «Безопасная проверка пароля»;

в поле «Сервер» укажите адрес POP3 сервера, например, «imap.Server.ru»;

выберите Протокол сервера входящей почты: POP или IMAP;

укажите «Порт» компьютера для получения входящей почты, например, 993;

включите флажок «Использовать безопасное соединение (SSL)»;

включите флажок «Оставлять копии писем на сервере», для того чтобы программа не удалила письма в папке «Входящие» почтового ящика электронной почты. По умолчанию флажок отключен, в этом случае все письма после получения будут удалены с почтового сервера;

определите срок хранения писем на почтовом сервере с помощью поля «Удалять письма с сервера через» — например, через «10 дней».

на третьем шаге создания учетной записи электронной почты указываются:

«Наименование учетной записи» — по умолчанию системной учетной записи задается имя «Системная учетная запись». На данном шаге это наименование можно сменить. При этом необходимо сформулировать наименование так, чтобы оно кратко характеризовало учетную запись, отражало назначение данной учетной записи или ее владельца, например, «Служба техподдержки». Именно наименование будет появляться в различных списках;

«Длительность ожидания сервера» — например, «30 сек».

После успешного создания системной учетной записи на экран выводится форма с параметрами учетной записи, которая имеет три закладки:

«Отправка писем»;

«Получение писем»;

«Прочие настройки».

Возможности при получении писем по протоколу IMAP

В программе предусмотрена поддержка протокола IMAP. Электронные письма по данному протоколу загружаются из всех папок на почтовом сервере, в том числе и исходящие письма, за исключением папок «Черновики», «Удаленные», «Спам».

Если на сервере нет ни одной активной папки, то загрузка писем выполняется из всех папок, кроме списка исключений, который описан выше. Связано такое решение с тем, что некоторые почтовые серверы все папки по умолчанию делают неактивными, при этом из собственных веб-клиентов работают с ними как с активными.

Исходящим письмом считаются письма, у которых адрес отправителя совпадает с адресом, указанным в учетной записи электронной почты. В случае если такое письмо отправлено и на собственный почтовый адрес, то оно не загружается.

Для загруженного письма проверяются ранее загруженные письма на предмет поиска основания, а также проверяется, а не является ли загруженное письмо основанием для одного ли нескольких ранее загруженных писем. Таким образом, обеспечивается надежное выстраивание писем в цепочки и определение для вновь загруженных писем предметов.

При получении писем по протоколу IMAP предусмотрены более широкие возможности обработки писем. Открываются по команде «Настройки» панели навигации учетной записи электронной почты.

Учетные записи электронной почты

Команда «Учетные записи электронной почты» позволяет настроить дополнительные электронные почты, которые используются для получения и отправки электронных сообщений.
Выводится список созданных учетных записей электронной почты:

«Наименование» учетной записи;

«Имя пользователя» — указывается имя отправителя писем, оно может отличаться от имени пользователя в программе;

«Адрес электронной почты» в формате name@server.ru.

Для учетных записей, получение и отправка с которых выполняется автоматически без участия пользователя, должен быть обязательно введен пароль. Также для корректной работы программы обязательно должна быть настроена системная учетная запись электронной почты.

Системная учетная запись электронной почты

Программа поставляется с предопределенной учетной записью - системной учетной записью электронной почты. Она используется по умолчанию для рассылки различных уведомлений из программы, например, для автоматической отправки сообщений администратору по завершению обновления программы. Перед использованием этих возможностей необходимо настроить системную учетную запись.

Ввод учетной записи электронной почты

При попытке сохранения программа проверяет введенные учетные записи электронной почты (пытается отослать пробное сообщение). Учетные записи, не прошедшие проверку, не сохраняются. Новая учетная запись добавляется в список «Учетные записи электронной почты» командой «Создать»после ввода необходимых полей:

введите «Адрес электронной почты» в формате name@server.ru;

введите «Пароль» учетной записи;

установите с помощью флажков, как «Использовать учетную запись»:

«Для отправки почты»;

«Для получения почты».

укажите «Имя отправителя» (Ваше имя или название организации);

с помощью переключателя определите способ создания учетной записи:

«Определить параметры подключения автоматически» (рекомендуется). Нажмите «Создать». Программа предпримет попытку автоматической настройки и проверки учетной записи. Следуйте указаниям программы. При этом если при автоматической настройке произошел сбой, можно попытаться настроить параметры вручную (см. ниже);

«Настроить параметры подключения вручную». Нажмите «Далее» для заполнения остальных параметров, при этом программа проставляет рекомендуемые параметры для большинства почтовых серверов. Их требуется только проверить и попытаться сохранить учетную запись заново.

Проверка учетной записи электронной почты

Выделите учетную запись в списке «Учетные записи электронной почты». В меню кнопки «Еще» выберите позицию «Проверить учетную запись». При этом отправляется стандартное почтовое отправление и проверяется возможность соединения с сервером входящих почтовых сообщений (если учетная запись используется для получения почты).