Начальная страница <- ЕГАИС <- Документы для учета алкогольной продукции

Документ «Инвентаризация алкогольной продукции»

«ЕГАИС» → группа «Инвентаризация» → «Инвентаризация алкогольной продукции»

Документ «Инвентаризация алкогольной продукции» предназначен для пересчета алкогольных товаров и выравнивания остатков по данным ЕГАИС и реальным остатком в магазине. В документ вводятся фактически найденные в магазине остатки, они сопоставляются с данными об остатках в ЕГАИС. Отражение итогов инвентаризации в ЕГАИС осуществляется с помощью документов:

«Расход/Списание алкогольной продукции» — расхождения в минус (в ЕГАИС больше чем реально на складе);

«Акт постановки алкоголя на баланс (ЕГАИС)» — расхождения в плюс (на складе больше чем в ЕГАИС).

Инвентаризация проводится по УТМ, т.к. данные по алкогольной продукции в ЕГАИС хранятся в разрезе УТМ, а не фактических складов предприятия. Если с УТМ связано несколько складов, то пересчету подлежат остатки на всех этих складах. Для учета этой особенности предусмотрена возможность создания сводного документа «Инвентаризация алкогольной продукции», заполняемого на основании других инвентаризаций.

Документ может также использоваться для постановки на баланс алкогольной продукции, купленной до 01.01.2016. Для этого необходимо провести инвентаризацию алкоголя и создать на ее основании документ «Акт постановки алкоголя на баланс». В документ попадут только те товары, которые по данным ЕГАИС отсутствуют на остатках предприятия.

Документы для инвентаризации алкогольного товара доступны из раздела «ЕГАИС» → группа «Инвентаризация». Документ также может быть создан на основании товароучетных документов «Инвентаризация » и «Сличительная ведомость ». В этом случае на закладке «Основание» табличной части документа будет указаны название и номер документа-основания.

Вариант работы документа определяется флагом «Остатки торг.зала и 3-го регистра».
Если флаг установлен, то будет отражаться инвентаризация по «Торговому залу» (Регистр 2 ЕГАИС) и Регистру 1 ЕГАИС (акцизный алкоголь, пришедший с указанием акцизных марок по 3-му регистру, которые стоят на помарочном учете).
Если флаг «Остатки торг.зала и 3-го регистра» не задан, будет отражена инвентаризация по всем остаткам 1-го регистра ЕГАИС (акцизный алкоголь пришедший с указанием акцизных марок по 3-му регистру). При изменении флага табличная часть документа перезаполняется также как при нажатии кнопки как по кнопке «Обновить остатки».

ВАЖНО!!! В ЕГАИС есть три регистра.
1-й и 2-й хранят информацию об остатках. В 1-м регистре эта информация хранится в разрезе партий, это Справки 2 (разделы «Б»), фактически это означает что партия - это одна строка приходного документа.
Во 2-м регистре остатки хранятся без учета партий, там партия не заполнена.
В 3-м регистре хранятся акцизные марки. Он дополняет информацию в 1-м регистре.
То есть из 1-го регистра мы знаем, что по такой-то партии остаток 10 бутылок, а по данным 3-го регистра мы знаем какие именно марки наклеены на эти 10 бутылок.

ВАЖНО!!! Если продукция находится одновременно на партионных остатках 1-го регистра (нет марок на учете в 3-м регистре) и на остатках 2-го регистра, то по такой продукции инвентаризация выполнена быть не может. Необходимо ДО инвентаризации перенести все остатки в какой-то один регистр ЕГАИС. Например:
Если флаг «Остатки торг.зала и 3-го регистра» НЕ задан и у предприятия есть остаток пива в торговом зале (на регистре 2 ЕГАИС), повести инвентаризацию в такой ситуации невозможно, т.к. непонятно где пересчитывается пиво на 1-м регистре или в торговом зале. В этом случае на форму документа выводится сообщение
«Ошибка!!! Найден остаток в торговом зале. Создайте документ «Перемещение между регистрами ЕГАИС» и переместите остатки из торгового зала ».
В этой ситуации следует правильно заполнить документ, исходя из того, как предприятие работает с не маркированным алкоголем, по 1-му регистру или по 2-му.

Форма со списком документов «Инвентаризация алкогольной продукции»

В форме со списком документов «Инвентаризации алкогольной продукции» выводятся реквизиты стандартные для всех документов по работе с алкогольным товаром. Исключение составляет графа «Учтена в другой инвентаризации». Графа будет заполнена номером и датой создания документа «Инвентаризация алкогольной продукции», в котором учтена номенклатура этого документа.

Отбор и сортировка документов в форме осуществляются по общим правилам для товароучетных документов.

Реквизиты документа «Инвентаризация алкогольной продукции» и управляющие кнопки

Документ «Инвентаризация алкогольной продукции» имеет следующие реквизиты:

«Номер… от » – номер и дата создания документа в базе конфигурации;

«УТМ» – название УТМ, по которому проводится инвентаризация алкоголя;

«Торговый объект» – торговый объект, по которому проводится инвентаризация алкогольной продукции. Реквизит добавляется в шапку документа, если на закладке «Основные» в настройках учета раздела «Администрирование» задан флаг у параметра «Несколько торговых объектов». Поле реквизита «Торговый объект» заполняется значением константы «Торговый объект»;

Флаг «Остатки торг.зала и 3-го регистра» позволяет провести инвентаризацию по всем товарам из 2-го регистра ЕГАИС и по всем товарам 1-го регистра, которые стоят на помарочном учете (на 3-ем регистре ЕГАИС).

Форма документа «Инвентаризация алкогольной продукции»
Форма документа «Инвентаризация алкогольной продукции»

Меню кнопки «Создать на основании» позволяет создать документ «Сличительная ведомость».]]
Кнопка «Разрешить/Запретить редактирование» позволяет/запрещает редактировать документ после его открытия. Кнопки либо нажата (редактирование разрешено), либо отжата (редактирование запрещено). Форма документа становится не доступной для редактирования, если на основании уже введены документы отражения в учете («Расход/Списание алкогольной продукции» и «Акт постановки алкоголя на баланс (ЕГАИС)»).
Кнопка «Создать документы…» содержит меню, позиции которого позволяют Создать документы для отражение документа «Инвентаризация алкогольной продукции» в товарном учете.

Табличная часть документа имеет 4 закладки:

«Остатки учета и факт»;

«Номенклатура инвентаризации»;

«Основание»;

«Проблемные марки».

Закладка «Остатки учета и факт»

Закладка «Остатки учета и факт» содержит все пересчитываемые товары. Ручное редактирование этой табличной части не предусмотрено. Закладка состоит из трех таблиц:

«Итоги по номенклатуре» — содержит номенклатуру для инвентаризации с указанием количества по базе ЕГАИС, фактического количества на складе и данных по акцизным маркам;

«Итоги пересчета» — содержит общее количество алкогольной продукции учтенное при инвентаризации. Таблица «Итоги пересчета» содержит две группы данных:

«Маркируемые» — содержит количество учтенной акцизной алкогольной продукции. В группе выводится следующая информация:

«Количество по базе» — количество акцизного алкоголя по товарному учету предприятия;

«Количество факт» — количество акцизного алкоголя по базе ЕГАИС;

«Сверено марок» — общее количество сверенных при инвентаризации акцизных марок;

«Недостачи» — количество недостачи, в которых количество по базе больше чем количество факт. Расчет ведется по формуле «Недостачи» = «Количество по базе» минус «Количество факт»;

«Излишки» — количество излишки считаются по строчкам, где количество факт больше количества по базе. Расчет ведется по формуле «Излишки» = «Количество факт» минус «Количество по базе»;

«Не маркируемые» — содержит количество учтенной не акцизной алкогольной продукции. В группе выводится те же пункты, что и в группе «Маркируемые», за исключением пункта «Сверено марок»;

«Акцизные марки» — содержит коды акцизных марок текущей номенклатуры, указанием сверенных акцизных марок и акцизных марок, поставленных на учет в базе ЕГАИС. В этой табличной части хранится информация об акцизных марках, которые считаны пользователем (марки старого образца), или стоят на учете в ЕГАИС (марки старого и нового образца). По каждой марке хранится информация о том, является ли марка «сверена», то есть, найдена реально, и стоит ли она на учете. На форме табличная часть показывается не вся, а только теми строками, которые относятся к текущей строке табличной части «Итоги по номенклатуре» документа. При считывании акцизной марки у данной марки проставляется флаг «Сверена» (Если марки не было в документе, она добавляется с соответствующими проверками и может попасть в табличную часть проблемных акцизным марок). Если количество сверенных акцизных марок, привязанных к строке документа, стало больше количества фактическое в данной строке, тогда количество фактическое становится равным количеству сверенных марок. Иначе количество фактическое не изменяется;

«Данные по номенклатуре ЕГАИС» — основная табличная часть документа, в которой хранится информация о товарах, связанных товарах ЕГАИС, Справках 2 (разделах «Б»), количестве по базе и фактическом количестве. На форме табличная часть показана снизу. Все редактирование фактического количества делается через эту табличная часть.

В табличной части «Данные по номенклатуре ЕГАИС» «Количество фактическое» НЕ редактируется вручную, если раздел «Б» строки содержит марки нового образца (у Раздела «Б» флаг «ЕстьМаркиОбразца2018» равен ИСТИНА). Иначе количество фактическое может редактироваться вручную. Изменение количества фактического в этой табличной части приводит к пересчету количества фактического в ТЧ табличной части табличной части «Итоги по номенклатуре».
Связь между строками табличной части «Итоги по номенклатуре» и табличной частью «Данные по номенклатуре ЕГАИС» осуществляется по уникальному номеру строки документа.

Табличная часть «Итоги по номенклатуре» содержит следующие колонки:

«По складу УТМ» — в колонке выводится количество, посчитанное по товарному учету. Это может быть количество из выгрузки из ТСД, из регистра остатков номенклатуры;

«Всего по базе» — в колонке выводится количество номенклатуры из остатков регистра «Остатки алкоголя»;

«Факт» — в колонке выводится общее фактическое количество из всех строк табличной части «Данные по номенклатуре ЕГАИС», связанных с этой строкой табличной части «Итоги по номенклатуре». Редактируется вручную только если с партией не связаны акцизные марки на учете в 3-м регистре. Если такая связь есть, то вручную фактическое количество не редактируется, его редактирование осуществляется через считывание акцизных марок и простановки у них отметки «Сверена»;

«Марок на учете» — в колонке выводится общее количество марок, связанных с этой номенклатурой, стоящих на учете в 3-м регистре;

«Марок факт»— в колонке выводится общее количество сверенных акцизных марок по этой номенклатуре;

«Есть расхождения» — флаг, говорящий о том, что по строке табличной части «Итоги по номенклатуре» есть расхождения. На форме явно не выводится. Выводится через условное оформление. Строки, у которых флаг равен ИСТИНА, подсвечиваются красным;

«Действие при отражении в учете» — показывается какие действия будут сделаны по этой партии, когда документ будет отражаться в учете;

«Данные о разделах «А» и «Б»» — детальная информация о партии алкоголя. Для «Торгового зала» разделы «А» и «Б» пустые.

Табличную часть закладки можно заполнить товарами для пересчета, выбрав нужную позицию меню кнопки «Добавить номенклатуру» (реквизит «УТМ» к этому моменту должен быть задан).
Нажатие копки «Удалить» удаляет из табличной части выделенный алкогольный товар.
Кнопка «Обновить остатки» предназначена для обновления остатков по регистру «Остатки алкоголя».
Если кнопка «Только с расхождениями», то в табличной части показаны только те строки, у которых есть расхождения. В табличной части «Данные по номенклатуре ЕГАИС» показаны только строки, связанные со строками из показываемых в табличной части «Итоги по номенклатуре».
Меню кнопки «Заполнить факт» позволяет заполнить фактические остатки в табличной части, используя нужные алгоритмы расчета.
Кнопка «Исправление ошибок» выполняет проверку на наличие в базе ошибочных ситуаций. Если обнаружены ошибки создается закладка «Диагностика акцизных марок», в табличной части которой перечислена номенклатура с не заполненными полями.
Кнопка «Добавить раздел Б» позволяет отразить излишек. Когда система находит товар, который по факту есть, а по данным базы его нет, пользователь может указать по какому разделу «Б» он поступал.

При установленном флаге «Отображать партии по номенклатуре» в нижней таблице показываются только партии ЕГАИС по номенклатуре из верхней таблицы. Если флаг не задан, в нижней таблице показывается вся таблица документа, без фильтров и отборов.

Закладка «Номенклатура инвентаризации»

Закладка «Только номенклатура инвентаризации» используется для проведения выборочного пересчета определенных товаров. Необходимо заранее определить какие товары войдут в данный документ и на закладке указать товары или группы этих товаров для инвентаризации. В табличную часть закладки «Остатки учета и факт» добавятся все товары этих групп и отдельно указанные товары.
Форма закладки «Номенклатура инвентаризации»

Закладка «Основания»

Закладка «Основания» заполняется автоматически названием и номером документа-основания на основании, которого создан документ «Инвентаризация алкогольной продукции».

Закладка «Проблемные марки»

Закладка «Проблемные марки» содержит данные по проблемным маркам:

«Тип проблемы»;

«Описание»;

«Сверена»;

«Акцизная марка»;

«Номенклатура»;

«Номенклатура ЕГАИС».

В закладке перечислены все акцизные марки, которые по данным конфигурации по 3-му регистру не принадлежат УТМ документа, или были ранее списаны документом «Расход/Списание алкогольной продукции» с видом «Списание», или были проданы в розницу, или ни разу в конфигурации не приходовались и откуда марка не известно. По каждой проблемной марке дается рекомендация, что с ней можно сделать. Полный cписок причин попадания марок в проблемные:

«Марка не поставлена на учет»;

«Марка поставлена на учет на другом УТМ»;

«Марка поставлена на учет на нескольких УТМ»;

«Марка продана в розницу»;

«Марка списана»;

«Товар отсутствует в документе».

Количества, соответствующие проблемным маркам, уменьшают фактическое количество алкоголя. То есть если марка переносятся на закладку «Проблемные марки», то при таком переносе количество фактическое той строки, где была учтена эта марка, уменьшается на 1.
Если марка перестала быть проблемной, то при переносе в табличную часть «Акцизные марки» закладки «Остатки учета и факт» она будет добавлена к какой-то строке и количество фактическое в этой строке увеличится на 1.

Марки убираются из проблемных нажатием кнопки «Проверить проблемные марки», находящейся на закладке «Проблемные марки». По каждой марке делается попытка подставить эту марку как будто она считана сканером штрих-кода. Если она подставится в табличную часть «Акцизные марки», то она убирается из проблемных.

Каждую проблемную марку надо вернуть в оборот способом, который зависит от того, как она была выведена из оборота. Для этого в закладке выводится подсказка по каждой марке. Варианты такие:

Если марка списана (в регистре сведений «Статусы акцизных марок» указано основание «Списание»), то такую марку можно вернуть в оборот, отменив списание в ЕГАИС, откорректировав его и снова отправив в ЕГАИС;

Если марка списана с основанием «Пересортица», то возврат такой марки в оборот настоятельно не рекомендуется, потому что марка была списана по пересортице и отмена такого списания приведет к автоматической отмене акта постановки на баланс. Поэтому эту бутылку предлагается утилизировать;

Если марка нового образца была продана, то потребуется пробить по этой марке чек на возврат.

Отражение документа «Инвентаризация алкогольной продукции» в товарном учете

Создание документов, отражающих итоги инвентаризации в учете, сделано по кнопке «Создать документы …» меню которого имеет следующие пункты:
— «Создать ЕГАИС документы …» — создает документы отражения итогов инвентаризации в товарном учете:

«Расход/Списание алкогольной продукции» — расхождения в минус (в ЕГАИС больше чем реально на складе);

«Акт постановки алкоголя на баланс (ЕГАИС)» — расхождения в плюс (на складе больше чем в ЕГАИС). Примечание. Начиная с 15.01.2021 документ «Акт постановки алкоголя на баланс» делается без флага «Торговый зал», даже если инвентаризация проводится по торговому залу ЕГАИС (см. константу «Дата запрета постановки на баланс во 2-й регистр ЕГАИС»).

— «Создать инвентаризацию» — создает документ «Инвентаризация». В документ переносятся все расхождения по товарам, выявленным в документе «Инвентаризация алкогольной продукции». При повторном нажатии кнопки «Создать инвентаризацию» новый документ «Инвентаризация» создан не будет. Пользователю выводится предупреждающее сообщение:
«Инвентаризация уже создана (указывается ссылка на ранее созданный документ)
Для повторного создания пометьте её на удаление. »;

— «Поставить акцизные марки на помарочный учет» — создает документ « Акт фиксации акцизных марок в 3-м регистре». В созданный документ будут перенесены все акцизные марки старого образца, которые не находятся на учете в 3-м регистре и которые распределены по остаткам 1-го регистра.

Перед созданием документов выполняются следующие проверки:
1. Проверка по количеству сверенных акцизных марок. Если по номенклатуре есть сверенные акцизные марки, то общее количество фактическое не может быть меньше, чем количество сверенных акцизных марок. Если это не так, то документ не может быть отражен в учете.
По каждой проблемной номенклатуре выводится сообщение
Строка [Номер строки ТЧ Товары]: По номенклатуре [Номенклатура] (код: [Код номенклатуры]) количество сверенных акцизных марок больше фактического количества. Рекомендуется перезаполнить фактическое количество по сверенным акцизным маркам.
После вывода всех проблемных строк выводится сообщение
Отражение документа в учете невозможно.

2. Отсутствие остатков на партионном учете в 1-м и 2-м регистре одновременно.
Если по номенклатуре одновременно есть партионный остаток в 1-м регистре, и остаток во 2-м регистре, то выводится такой документ нельзя отражать в учете.
По каждой проблемной номенклатуре выводится сообщение
Строка [Номер строки ТЧ Товары]: По номенклатуре [Номенклатура] (код: [Код номенклатуры]) одновременно имеется партионный остаток в 1-м регистро ЕГАИС и во 2-м регистре ЕГАИС. Необходимо переместить алкоголь в один регистр, обновить данные документа.
После вывода всех проблемных строк выводится сообщение
Отражение документа в учете невозможно.

3. Количество марок нового образца не соответствует остатку раздела «Б».
Если по строке табличной части «Данные по номенклатуре ЕГАИС», у раздела Б которой флаг ЕстьМаркиОбразца2018 равен ИСТИНА, количество марок на учете не совпадает с остатком в 1-м регистре, то это считается ошибкой.
По каждой проблемной номенклатуре выводится сообщение
Строка [Номер строки ТЧ Товары]: По номенклатуре [Номенклатура] (код: [Код номенклатуры]) в 1-м регистре имеются партии с марками нового образца, остаток которых не совпадает количеству марок на учете. Рекомендуется получить остатки марок по таким партиям и обновить данные документе.
После вывода всех проблемных строк выводится сообщение
Отражение документа в учете невозможно.

4. Проверка что нет фактических количеств в строках с пустым разделом Б для не торгового зала и если переходный период окончен. Если «Инвентаризация алкогольной продукции» проводится не по торговому залу и в табличной части «Данные по номенклатуре ЕГАИС» есть строки у которых пустой раздел «Б» и количество фактическое больше 0, то это говорит о наличии не распределенных остатков. Такой документ отражать в учете нельзя.
По каждой проблемной номенклатуре выводится сообщение
Строка [Номер строки ТЧ Товары]: По номенклатуре [Номенклатура] (код: [Код номенклатуры]) имеются не распределенные фактические остатки. Необходимо из строки с пустым разделом Б вручную перенести количество фактическое по строкам с заполненным разделом Б, или указать раздел Б в этой строке.
После вывода всех проблемных строк выводится сообщение
Отражение документа в учете невозможно.

Особенности работы формы документа

1. Иногда в табличной части «Данные по номенклатуре ЕГАИС» могут появиться пустые строки с количествами, но с заполненными номенклатурой ЕГИАС. Это может произойти, например, при добавлении новой номенклатуры в документ, оформляемый по торговому залу. Это сделано специально. Если с добавляемой номенклатурой связано несколько номенклатур ЕГАИС, то в табличную часть «Данные по номенклатуре ЕГАИС» будут добавлены все остатки по регистру «Остатки алкоголя», а также строки со связанными номенклатурами ЕГАИС, которые в связях есть, но в остатках партии с такой связи нет. В этом случае пользователь может вручную указать количества фактические в таких строках и сделать постановку на баланс.

2. В документе предусмотрена работа с рассинхронизацией по 1-му и 3-му регистрам, или по базе в целом. Если система понимает, что есть рассинхронизация, из-за которой нельзя отразить данные в учете, то об этом выводится сообщение в виде гиперссылки над закладками документа. При нажатии на гиперссылку выводится список проблемных товаров с рекомендацией что надо сделать. Пользователи могут удалить эти товары из документа и продолжить работу, или же выполнить рекомендации, передвинуть дату документа «Инвентаризации алкогольной продукции» после получения от ЕГАИС новых данных, и обновить документ.
Система не сможет создать документы учета если:
— По регистру «Остатки алкоголя» есть отрицательные остатки. В этом случае пользователю выводится сообщение, что по регистру «Остатки алкоголя» обнаружены отрицательные остатки. Если это остатки в 1-м регистре, то необходимо запросить остатки ЕГАИС, если это остаток по 2-му регистру, то можно либо погасить их перемещением ЕГАИС (с вариантом заполнения по отрицательным остаткам), либо запросить остатки ЕГАИС по торговому залу.
— Если у нас есть расхождения по остаткам в 1-м регистре и количеством акцизных марок в 3-м регистре. В этом случае пользователю выводится сообщение что обнаружены расхождения по остаткам в 1-м регистре ЕГАИС и количеством акцизных марок, которые есть на учете в 3-м регистре. П разделам «Б» с такими расхождениями необходимо выполнить запрос остатков акцизных марок. Список разделов «Б» приводится в окне сообщений.