Начальная страница <- Отчеты

Настройка общих параметров отчетов

Отчеты разработаны на основе системы компоновки данных (далее СКД), которая представляет собой механизм, позволяющий строить отчеты, а также выводить информацию, имеющую сложную структуру. В связи с этим предполагается, что построение отчетов будет выполняться пользователем, имеющим достаточные знания и навыки для работы с СКД.

В отчете доступны различные настройки, а именно отбор, сортировка, группировка данных, параметры получения и вывода данных и т.д. Данные настройки представлены в таблице настроек отчета, которая доступна при нажатии кнопки «Настройки».

Программа позволяет сохранять и использовать несколько вариантов одного и того же отчета. Предусмотрены предопределенные варианты отчетов. Также можно создавать свои собственные варианты отчетов, изменяя настройки существующих: настройки формирования и внешнего вида (состав полей, сортировки, группировки, условное оформление).

Обязательные поля для заполнения в отчете даты интервала времени, за который будет проведен анализ данных и сформирован отчет (реквизит «Период»). Даты интервала времени могут быть заданы как с помощью стандартной формы «Календарь», так и выбором позиции меню реквизита «Период», если оно доступно. Например, «Начало этого дня», «Начало этого месяца» и т.д.

Такие настройки компоновки как отбор, сортировка, группировка данных, выбранные поля задаются по усмотрению пользователя и являются уточняющими условиями, в соответствии с которыми будет выводиться информация в отчет.

Отбор («Настройка» - закладка «Отбор») — механизм, который позволяет с помощью критериев отобрать только такие элементы, анализ которых необходимо провести.
Поля и сортировки («Настройка» - закладка «Поля и сортировки») — позволяет упорядочить данные по нужному критерию, например, по алфавиту по возрастанию/убыванию, по номеру, дате и т.д..

В левой таблице формы для задания полей и сортировки флажками указываются реквизиты, которые будут отображаться в отчете. Порядок расположения выделенных реквизитов в отчете можно изменять нажатием кнопок Переместить поле выше или левее («Переместить поле выше или левее») или Переместить поле ниже или правее («Переместить поле ниже или правее »). Нажатие кнопки Установить пометки позволяет установить флажки у всех полей, а нажатие кнопки Снять пометки позволяет снять флажки у всех полей.

В правой таблице формы флажками указываются реквизиты, по которым будет осуществляться сортировка строк отчета. Добавляется поле в таблицу сортировки нажатием кнопки Добавить сортировку по выбранному полю («Добавить сортировку по выбранному полю»), удаляется сортировка нажатием кнопки Удалить выбранные сортировки («Удалить выбранные сортировки»). Нажатием кнопки «Удалить все сортировки» таблица «Сортировки» очищается. В отчете реквизиты могут быть отсортированы «По возрастанию» и «По убыванию». Если флаг у реквизита не установлен, то сортировка по данной колонке отчета не выполняется. Смена направления сортировки осуществляется щелчком мыши по направлению сортировки нужного реквизита. Изменить порядок расположения реквизитов в таблице «Сортировки» можно нажатием кнопок Переместить поле выше («Поднять приоритет сортировки по колонке») или Переместить поле ниже («Понизить приоритет сортировки по колонке»). Нажатие кнопки Установить пометки («Включить все сортировки») позволяет установить флажки у всех реквизитов, а нажатие кнопки Снять пометки («Отключить все сортировки») позволяет снять флажки у всех полей таблицы.

Форма для задания параметров расширенного варианта настроек отчета, вызывается нажатием кнопки «Расширенный» формы «Настройки отчета». В форму добавляются закладки:

«Оформление» - закладка позволяет определить оформление предопределённых элементов отчета;

«Структура» - закладка позволяет определить параметры группировки показателей отчета и частично дублирует реквизит «Структура» формы отчета.

Структура — в поле указываются показатели, по которым в отчете будут группироваться данные. Настройка группировок вызывается редактированием реквизита «Структура» в форме отчета.

Группировка по периодам

Большинство отчетов позволяет группировать показатели по различным периодам. Группировка возможна по:

часам (0:00 – 0:59, 1:00 – 1:59 и т.д.)

дням (01.01.2012, 02.01.2012 и т.д.)

дням недели (понедельник, вторник и т.д.)

неделям (02.01.2012, 09.01.2012 и т.д.)

декадам (01.01.2012, 11.01.2012 и т.д.)

месяцам (01.01.2012, 01.02.2012 и т.д.)

кварталам (01.01.2012, 01.04.2012 и т.д.)

полугодиям (01.01.2012, 01.07.2012 и т.д.)

годам (01.01.2011, 01.01.2012 и т.д.)

Возможность группировать показатели отчетов по периодам позволяет проводить детальный сравнительный анализ. Например, можно сравнивать между собой средние суммы чека в течение дня или с разбиением по дням недели, проводить анализ продаж товаров в разные периоды времени; можно анализировать эффективность работы кассиров в разные промежутки времени, выявлять возможные нарушения и злоупотребления с их стороны. Можно также делать более сложные группировки: например, сравнить продажи по воскресеньям с продажами понедельника в разрезе часов и т.п. Т.е. возможно выстроить произвольную иерархию вышеуказанных группировок.

Необходимо также отметить, что группировки по периоду выводятся с дополнением, т.е. если, например, кассир с 10:00 до 11:00 отсутствовал на рабочем месте, то при выводе показателей кассиров с группировкой по часам в отчет будет выведен этот период с нулевыми показателями.

Наряду с группировками, отбором, сортировкой и т.д. в настройках компоновки также предусмотрена возможность формирования и вывода данных в отчет по типовому варианту, т.е. в наиболее распространенном виде для каждого конкретного отчета. Как правило, для каждого отчета предусмотрено несколько вариантов. При необходимости вариант можно изменить или создать новый. Выбор типового варианта осуществляется в форме окна, которое вызывается по кнопке «Варианты отчета».

Изменить текущий вариант вывода данных или создать новый можно в форме отчета при выборе позиции «Прочие» меню кнопки «Ещё». При выборе позиции «Изменить вариант отчета» открывается форма редактирования варианта, которая представляет собой сложную структуру настроек данных и может быть рекомендована для изменения только опытным пользователем, владеющим навыками работы с СКД. Для восстановления данных по умолчанию необходимо воспользоваться позицией «Стандартные настройки» меню кнопки «Ещё».

В форме настроек можно также указать, в каком виде в отчет будет выводиться информация: в виде таблицы и/или диаграммы. По умолчанию данные формируются в обоих вариантах. При необходимости пользователь может отключить тот или иной вид отчета. Для этого нужно снять флаг у поля «Отчет» или «Диаграмма» соответственно. При снятии обоих флагов данные в отчет выводиться не будут. Настройка типовой формы отчета осуществляется в форме настроек, вызываемой позицией «Изменить форму» меню кнопки «Ещё» и также рекомендована для редактирования пользователем, имеющим достаточные знания для работы с СКД.

Более подробное описание работы с системой компоновки данных см. в соответствующей литературе по СКД, выпускаемой компанией 1С.

Сохранение настроек отчёта

В системе «1С:Предприятие» есть возможность сохранять настройки отчета в разные профили. При вызове формы отчёта загружаемый профиль настроек задаётся в диалоговом окне «Выбор настроек отчета», вызываемом через пункт «Выбрать настройки» подменю «Прочие» меню кнопки «Ещё». При этом откроется список сохранённых профилей. При выборе соответствующего профиля программа восстановит сохраненные параметры отчета.

Для вывода в отчёте информации в требуемом виде настройки параметров, заданные в профиле, можно изменить и сохранить под другим именем. Для этого необходимо выбрать пункт «Сохранить настройки» подменю «Прочие» меню кнопки «Ещё». В появившемся окне «Сохранение настроек отчета» написать название профиля настроек.

Формирование отчета согласно настройкам текущего профиля начинается при нажатии кнопки «Сформировать» на форме отчёта.