Поступление товара, который является алкогольной продукцией, сопровождается как бумажной товарно-транспортной накладной от поставщика, так и информацией в электронном виде, которая загружается в системы через универсальный транспортный модуль (УТМ) из базы ЕГАИС. Дальнейшая работа с алкогольной и спиртосодержащей продукцией сопровождается передачей электронных документов в ЕГАИС. Для их создания и редактирования в меню «Документы» используется подменю «ЕГАИС».
Для всех документов, связанных с алкогольным товаром, используется единая схема взаимодействия с системой ЕГАИС:
формируется табличная часть документа;
по кнопке «Отправить в ЕГАИС» создается XML-файл с документом, и он отправляется в ЕГАИС;
ЕГАИС высылает на УТМ, через который отправлен документ, сообщение о том, что документ получен в ЕГАИС;
после обработки документа в ЕГАИС система получает сообщение: документ утвержден в ЕГАИС, либо отклонен ЕГАИС из-за ошибок при заполнении документа;
если документ отклонен ЕГАИС, его следует откорректировать и отправить в ЕГАИС заново.
Некоторые виды документов предприятие получает из ЕГАИС. В форме со списком таких документов можно выбрать вариант загрузки документов из ЕГАИС.
В соответствии с этапом работы документу присваивается статус. В формах со списком документов могут быть выведены все документу, либо только документы с нужным статусом. Для этого в меню «Отбор» формы со списком документов выбирается нужный статус документа. После нажатия кнопки «Установить отбор» в списке документов будут выведены только документы с этим статусом.
После нажатия кнопки «Снять отбор» в списке документов будут отображены все документы, у которых дата создания входит в установленный интервал дат.
Документы ЕГАИС отражают документооборот, который фиксируется в системе ЕГАИС. Влиять на даты таких документов сотрудники предприятия могут далеко не всегда, поэтому эти документы были исключены из функциональности контроля дат, и пользователь, при необходимости, может их редактировать. У некоторых документов дата создания может быть изменена автоматически, после получения ответа из ЕГАИС. Например, в документе «Остатки алкоголя по данным ЕГАИС».
В подменю «ЕГАИС» включены следующие документы и обработки:
документ «
Приход алкоголя по ТТН из ЕГАИС» - электронный вариант бумажной приходной накладной, который поставщик алкогольного товара отправляет продавцу через систему ЕГАИС;
-
документ «
Акт постановки алкоголя на баланс» - документ позволяет записать в базу ЕГАИС остатки алкогольной и спиртосодержащей продукции, имеющиеся на складе торгового объекта (ввод первоначальных остатков алкоголя магазина в базу ЕГАИС);
-
документ «
Инвентаризация алкоголя» - документ предназначен для фиксации реальных остатков алкогольной продукции в торговом предприятии;
обработка «
Создание документов «Инвентаризация алкоголя»» - обработка позволяет создать документ «Инвентаризация алкоголя по остаткам алкоголя в базе ЕГАИС с заполнением фактических количеств по данным управленческого учета, либо по результатам ранее проведенной инвентаризации;
документ «
Перемещение ЕГАИС» - документ предназначен для перемещения алкогольных товаров между первым и вторым регистрами учета в ЕГАИС;
-
фиксации в ЕГАИС розничной продажи пивоваренной продукции в городских поселениях;
фиксации в ЕГАИС розничной продажи алкогольной продукции в сельских поселениях;
расходной накладной на передачу алкогольной продукции другому юридическому лицу или другой торговой точке предприятия;
акта об утраченной (списанной) алкогольной продукции.
обработка «
Создание ЕГАИС Расход для отражения розничных продаж» - обработка применяется для создания документа «Расход/списание алкоголя через ЕГАИС» для отражения факта розничной продажи фасованной пивной продукции и открытия тары разливного алкоголя в городских поселениях и всей алкогольной продукции в сельских поселениях;
документ «
Запрос акцизных марок в ЕГАИС» - документ позволяет получить из ЕГАИС новую акцизную марку, взамен поврежденной, и распечатать её на принтере;
-
-
документ «
Корректировка продаж акцизных марок» - документ позволяет сформировать номенклатуру акцизного алкоголя, который был продан больше одного раза с одной и той же акцизной маркой;
-
о товарах производителя алкогольной продукции;
о товаре по его коду ЕГАИС;
об организациях, включенных в классификатор ЕГАИС по их ИНН или по их коду ЕГАИС;
о версии обмена УТМ организации, включенной в классификатор ЕГАИС.
-
-
справочник «
Лог обмена с ЕГАИС » - справочник хранит протокол выполненных операций по обмену данными с ЕГАИС.
Так же к документам ЕГАИС относится документ «Открытие алкогольной тары», который
позволяет зафиксировать в ЕГАИС открытие тары с разливным акцизным алкоголем и переслать в ЕГАИС алкогольный чек, либо создать документ «Расход/списание алкоголя через ЕГАИС» при открытии тары с не акцизным алкоголем.