Форма «Настройки очистки файлов» предназначена для очистки места на диске, занимаемого «ненужными» файлами (устаревшими, добавленными по ошибке). Открывается в разделе «Администрирование» - «Настройки работы с файлами» по команде «Настройка очистки файлов».

Программа позволяет сократить объем данных, занимаемый «ненужными» файлами. Под ненужными понимаются файлы, потерявшие свою актуальность (например, по истечении определенного времени).

В программе предусмотрен механизм, который позволяет настраивать правила удаления «ненужных» файлов по свойствам самих файлов и свойствам, типам их владельцев, а также удалять эти файлы регламентным заданием.

Также предусмотрена возможность удаления устаревших версий файлов.
Например, можно настроить удаление вложений с низкой важностью для документа «Электронное письмо входящее», созданных более года назад.

Очистку можно производить как вручную, так и автоматически по расписанию. Можно задавать произвольные правила очистки файлов. Для настройки очистки «ненужных» файлов предусмотрено несколько кнопок.

С помощью кнопки «Настройка очистки» можно «Добавить» или «Удалить настройки», например, можно добавить настройки очистки файлов для новой папки файлов.

С помощью соответствующей кнопки можно «Установить действие» программы с ненужными файлами:

• «Очистить файлы и версии»;
• «Очистить файлы»;
• «Очистить версии»;
• «Не очищать».

С помощью кнопки Установить период можно выбрать срок, начиная с которого файлы будут очищаться:

• «Старше месяца»;
• «Старше шести месяцев»;
• «Старше года».

Имеется также возможность разработать свои правила очистки файлов. Для этого в колонке «Период очистки» выберите значение «По правилу».
В колонке «Правило» становится доступной кнопка «… Изменить». Нажав ее, можно задать более точное правило отбора «ненужных» файлов\\:

• Например, для папки «Счета» можно настроить очистку файлов и их версий, которые были созданы до начала этого года.
• В окне «Настройка очистки файлов» для соответствующего владельца введите новый отбор с помощью кнопки «Добавить».
• Если у объекта есть реквизит с типом Дата, в этом случае появляется возможность настройки правила очистки относительно этого реквизита. В этом случае по кнопке «Добавить» выберите команду «Добавить условие по дате», введите дату для отбора.
• После подтверждения выбора становится активной ссылка «Изменить», с помощью которой можно менять введенные условия отбора.

Для получения отчета об объеме данных на диске, который занимают «ненужные» файлы, нажмите ссылку «Объем ненужных файлов».

Отчет «Объем ненужных файлов» предназначен для получения информации об объеме данных на диске, который занимают «ненужные» файлы. Открывается из окна «Настройки очистки файлов».
С помощью кнопки «Настройки» можно перейти к использованию возможностей более тонкого отбора записей отчета.

При выборе команды «Отбор по владельцу» можно отобрать файлы по одному владельцу, например, по папке. Для этого дважды кликните мышью по нужному владельцу в отчете.
Отчет выдает результат отбора по владельцу.
Можно сделать более тонкий отбор, выбирая различные поля из предлагаемого списка.

С помощью кнопки «Очистить» можно в любой момент времени вручную удалить «ненужные» файлы с учетом настроенных правил очистки.

Включите флажок, для того чтобы «Автоматически очищать ненужные файлы по расписанию» - с помощью «регламентного задания».

После этого становится активной ссылка «Настроить расписание». Настройте расписание регламентного задания.