В адресной книге можно выполнить поиск и подбор контактов для исходящих электронных писем.
Для удобства работы с контактами программа формирует единую адресную книгу на основании контактной информации.
Адресная книга открывается по кнопке «…» («Выбрать») из полей Кому, Копии, Скрытые исходящего письма.
Книга состоит из двух частей. Левая часть содержит набор вкладок для выбора контактов:
«Поиск контактов» — если контактов много, то на вкладке можно осуществить поиск нужного контакта в программе по нескольким признакам:
По адресу электронной почты («По email»);
«По доменному имени» почтового сервера;
«По строке», входящей в наименование контакта. Для поиска контактов по строке используется полнотекстовый поиск программы (в этом случае поиск осуществляется по всем реквизитам контактов);
по начальным символам наименования контакта («Начинается с»).
В нижней части окна поиска выводится информация об актуальности индекса полнотекстового поиска и кнопка «Обновить», которая становится активной, если индекс неактуален.
Выберите способ поиска, напишите выражение для поиска и нажмите кнопку «Найти». Будут подобраны контакты, удовлетворяющие условию.
«Пользователи» — подбор контакта из списка пользователей программы.
Вкладки могут включать и другие списки, например, список партнеров.
Если в списке много элементов, можно использовать команду «Найти». Можно работать со списком и использовать его возможности, вводить элементы.
«Контакты по предмету» — вкладка становится доступной, если в исходящем электронном письме заполнено поле «Предмет». Программа автоматически подбирает контакты, связанные с предметом. Данная вкладка содержит список контактов, которые фигурируют в самом предмете, а также во всех документах взаимодействий, где этот предмет указан.
Двойной щелчок мыши по нужному контакту добавит запись о нем в правую часть адресной книги. Также можно использовать стрелки «>» и «<» или ««» для добавления или удаления контактов.
Правая часть содержит список контактов для добавления в исходящее электронное письмо. Список состоит из колонок:
В колонке «Группа» можно изменить поле письма, в которое будут добавлены контакты (Кому, Копии, Скрытые, Получатели ответа). По умолчанию установлена группа «Кому».
В колонке «Адрес» проставляется адрес электронной почты добавленного контакта. Если адреса электронной почты в программе нет, можно добавить его в этой колонке.
В колонке «Представление» проставляется наименование контакта.
С помощью контекстного меню правой части адресной книги нужные контакты можно Найти в списке, Найти по адресу, Найти по представлению, Установить адрес контакта (поиск осуществляется в левой части адресной книги), а также разместить адреса в нужные группы.
Если контакт не найден в программе, то его можно «Добавить» в список вручную, указав адрес электронной почты и представление контакта. Добавить строку в список можно также клавишей Ins.
С помощью соответствующих команд меню «Еще» можно «Удалить контакт» из списка или поменять контакты местами.
Для того чтобы добавить контакт в соответствующее поле исходящего письма, выделите нужную строку, нажмите кнопку «Выбрать». Также можно воспользоваться двойным щелчком мыши.
Для одновременного добавления нескольких контактов выделите их и нажмите кнопку «Выбрать».