Документ «Встреча»предназначен для регистрации информации о прошедших встречах, для планирования и отражения факта встреч - совещаний, семинаров и т.п. Например, в этом документе можно отразить результаты обсуждения с клиентом нового коммерческого предложения.

Создать документ можно командой «Создать» из списка «Взаимодействия » на начальной странице. Открывается форма «Запланированные взаимодействия», в которой необходимо заполнить поля:

• «Начало» — дата и время начала встречи;
• «Окончание» — дата и время окончания встречи;
• «Предмет» — то, чему посвящена встреча, например, обсуждению претензии клиента. Нажмите «…» («Выбрать»), укажите «Тип предмета», затем из соответствующего списка выберите документ взаимодействий или какой-либо документ программы. Если предмет встречи не определен, то в качестве предмета выступает текущий документ, который представляет собой первое взаимодействие цепочки. При выполнении команды «Взаимодействия» во вновь созданном документе автоматически проставляется предмет, указанный в исходном документе, при этом основные поля будут также скопированы. Так можно создать цепочку взаимодействий;
• «Место» — укажите адрес (номер) помещения, в котором происходила встреча;
• «Тема» — краткое описание того, чему была посвящена встреча;
• «Ответственный» — выберите ответственного за данное взаимодействие из списка пользователей. По умолчанию программа указывает в качестве ответственного для большинства документов взаимодействия текущего пользователя;
• «Рассмотрено» — признак того, что данное взаимодействие рассмотрено и не требует дальнейшего внимания. С рассмотренных документов программа снимает выделение. Использовать флажок «Рассмотрено» рекомендуется при коллективной работе с документами взаимодействия.
• «Рассмотреть после» — необходимо заполнить дату и время, если рассмотрение данной встречи планируется отложить до определенной даты. Выберите из списка нужное значение: Через 15 мин, Через 30 мин, Через 1 час, Через 3 часа, Завтра. Помимо этих значений можно указать произвольную дату и время с помощью кнопки «»;
• «Важность» — выберите из списка признак необходимости уделения данному взаимодействию дополнительного внимания, или наоборот, признак несущественности. Может принимать значения Низкая, Обычная, Высокая. Отображается в списке специальными значками;
• закладка «Описание» — подробное описание хода и итогов встречи. Поле является обязательным. Располагается на специальной вкладке;
• закладка «Участники» — список участников мероприятия (более подробно рассмотрено ниже);
• закладка «Комментарий» — произвольный текстовый комментарий. Располагается на специальной вкладке;
• «Создана» — дата и время создания документа. По умолчанию в этом поле программой автоматически проставляется текущая дата и время записи документа. Поле недоступно для редактирования;
• «Автор» — пользователь, который создал документ. Указывается программой автоматически. Поле недоступно для редактирования.

Реквизиты «Рассмотрено» и «Рассмотреть после» доступны для указания, если это предусмотрено настройками программы. Изменить данные настройки можно в разделе «Администрирование» - «Органайзер» - группа «Почта» - реквизит «Признаки «Рассмотрено» и «На контроле»».

Для фиксирования контактов, которые участвовали в мероприятии, используется список «Участники». Перейдите на соответствующую вкладку. Информация об участниках вводится в табличную часть документа. Нажмите «Добавить». В списке указывается имя участника и информация о том, как с ним связаться. Список является обязательным - хотя бы один участник должен быть указан. Список состоит из колонок:

• «Представление контакта» — полное наименование контакта;
• «Как связаться» — контактная информация (телефон, адрес электронной почты и т.п.);
• «Контакт» — поле выбора участника.

Если участник уже зарегистрирован в программе, то информация о нем указывается в поле «Контакт». С помощью кнопки «Выбрать» найдите контакт в окне «Выбор контакта». После выбора контакта поля «Представление контакта» и «Как связаться будут» заполнены автоматически.

Если информацию о участнике встречи не планируется хранить, то достаточно указать «Представление контакта» и «Как связаться». В этом случае в документе появляется информационное сообщение «Не все контакты подобраны».

Зарегистрировать контакт можно после сохранения документа, нажав «Создать контакт». Для выбора предлагаются списки программы. Заполните необходимые поля.

В меню кнопки «» («Все взаимодействия по предмету ») нужное действие:

• Запланировать взаимодействие;
• «Запланировать встречу»;
• Написать SMS;
• Написать электронное письмо;
• Позвонить.

Нажмите «Взаимодействия» на панели навигации для перехода к списку взаимодействий, созданных на основании данного документа.