В базу конфигурации включен справочник «Правила расчета заказов поставщикам», в котором хранятся шаблоны правил расчета потребности заказа. Их удобно использовать, когда заказ поставщику делается по одним и тем же правилам.

Создание документов заказа с помощью обработки «Формирование потребностей» рекомендуется выполнять в следующей последовательности:

1. Если в справочнике «Правила расчета заказов поставщикам» имеется нужный шаблон, его следует указать в реквизите «Правило расчета заказов». Затем надо задать реквизит «Магазин»/«Склад-получатель», проверить значения загруженных реквизитов: «Фирма», «Тип продаж», «Планируемая дата поставки», «Период анализа продаж», «Алгоритм расчета заказов» и перейти к шагу 3. Если нужного шаблона правила расчета заказов нет — перейти к следующему шагу;
2. заполнение обязательных реквизитов обработки (закладка «Параметры расчета заказа»):
   • «Магазин» — следует задать конкретный склад, либо торговый объект, по складам которого формируется заказ. У выбранного торгового объекта должен быть установлен способ распределения заказов «По торговым объектам» (см. справочник «Торговые объекты» реквизит «Способ ведения заказов поставщикам»). Если выбирается склад, то у торгового объекта, которому он принадлежит, должен быть установлен способ распределения заказов «По складам». Реквизит «Магазин» обязателен для заполнения, если формируются документы «Заказ поставщику» и «Потребность склада»;
   • Склад-получатель — в поле указывается склад, для которого будет планироваться отгрузка. Реквизит обязателен для заполнения, если формируются документы «Перемещение» и «Потребность склада»;
   • Фирма — в поле указывается фирма, от имени которой будут формироваться заказы;
   • Планируемая дата поставки — указывается планируемая дата поставки товара по заказам поставщикам;
   • Период анализа продаж— задается период учета продаж товаров, за который будет вычислена средняя продажа за день. Средняя продажа за день является одним из основных параметров, используемых в формуле расчета заказа;
   • Алгоритм расчета заказа — из предопределенного списка выбирается алгоритм для расчета потребности.
3. заполнение дополнительных реквизитов обработки, которые позволят более точно сформировать потребности в товарах:
   • установить флаги у нужных реквизитов группы «Подробно» для выбранного алгоритма формирования заказа;
   • установить флаги у нужных реквизитов закладки «Показывать дополнительно» — в закладке указываются дополнительные поля, которые будут добавлены в табличную часть обработки. Данные в дополнительных полях позволят контролировать данные, используемые в расчете потребности. При необходимости можно задать нужные значения дополнительных полей в форме «Параметры номенклатуры по складу…». При расчете потребности заказа эти значения будут браться не из реквизитов номенклатуры, а из регистра сведений. Следует учитывать, что при следующем расчете потребности данной номенклатуры для данного склада, значения дополнительных полей так же будут браться из регистра сведений.
4. заполнить табличную часть обработки номенклатурой заказа — либо вручную выбором позиции меню кнопки «Заполнить», либо автоматически, используя позиции меню кнопки «Рассчитать». При добавлении новой номенклатуры в табличную часть обработки для неё автоматически выполняется расчет потребности. Если расчет потребности для какой-либо номенклатуры не удалось выполнить, поля «Потребность» и «Алгоритм расчета заказов» останутся пустыми. Следует изменить алгоритм расчета заказов и пересчитать потребность для такой номенклатуры. Пересчитать потребность конкретной номенклатуры можно двумя способами:
   • перезаполнить номенклатуру вручную. При этом потребность будет автоматически пересчитана по текущему алгоритму;
   • выделить строки с нужной номенклатурой и выбрать позицию «Для выделенных строк» в меню кнопки «Рассчитать».
5. используя меню кнопки «Вариант действия» для каждой номенклатуры надо указать документ, который будет для неё сформирован. Название документа можно добавить в поле «Вариант действия» и вручную;
6. для каждой номенклатуры следует назначить контрагента/склад-отправитель, который будет поставлять этот товар. Контрагент, поставляющий товар, может быть добавлен в табличную часть выбором из справочника «Контрагенты»/»Склады» (двойной щелчок мыши на нужном поле таблицы), либо в панеле выбора контрагента поставки товара и склада;
7. выбором нужной операции в меню кнопки «Создать документы» сформировать и провести документы заказа. Для анализа корректности формирования заказа могут быть использованы отчеты, получаемые в закладке «Отчеты», либо сформированные по кнопке «Сформировать отчет».