Обмен данными с бухгалтерскими программами выполняется в разделе «Сервис» (группа параметров «Обмен данными»). После выполнения команды «Обмен данными с Бухгалтерией предприятия, редакция 3.0» или «Обмен данными с Бухгалтерией предприятия КОРП, редакция 3.0» открывается форма обмена данными «Универсальный обмен данными в формате XML».

Внимание. Если работа ведется в копии базы данных с включенным запретом на обмен с внешними системами, попытка формирования файлов для обмена с бухгалтерией будет заблокирована и на экран будет выведено сообщение:
Работа со всеми внешними ресурсами заблокирована для предотвращения конфликтов с основной информационной базой.

Обработка выгрузки данных имеет два режим работы, которые выбираются в меню кнопки «Режим работы»:
1. «На клиенте». При использовании этого режима файлы правил и загружаемых данных передаются с клиента на сервер, а файл выгружаемых данных передается с сервера на клиент. Пути к этим файлам, находящимся на клиенте, необходимо указывать в диалоговом окне непосредственно перед выполнением действия.
2. «На сервере». В этом режиме файлы не передаются на клиент и пути к ним необходимо указывать на сервере.
Примечание: Файл внешней обработки и файлы протоколов обмена всегда должны находиться на сервере вне зависимости от режима работы.

Для выполнения обмена данными необходимо задать реквизит «Узел плана обмена», в котором следует выбрать либо предопределенный узел плана обмена текущей конфигурации, либо специально созданный (порядок создания узла обмена рассмотрен на странице «Планы обмена: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0»).

После задания нужного узла обмена становится доступна кнопка «Состав определяемых данных», нажатие которой открывает форму «Регистрация изменений для обмена». В данной форме можно увидеть перечень справочников и документов, подлежащих выгрузке.

Для передачи данных в бухгалтерские конфигурации используется закладка «Выгрузка данных».

Реквизит «Имя файла правил на сервере» позволяет указать файл с правилами обмена. Правила обмена для любых конфигураций могут быть настроены в специализированной конфигурации «Конвертация данных, редакция 2».

Нажатие кнопки «Прочитать правила обмена» открывают форму с перечнем правил обмена заложенных в указанном файле.

Выгрузка данных может выполняться в файл обмена, либо в информационную базу-приемник.

Если установлен режим работы «На сервере» и флаг задан у реквизита «Выгрузка в файл», то необходимо в реквизите «Имя файла данных на сервере» указать имя файла, в который будут выгружаться данные.
При установленном флаге «Сжимать исходящий файл обмена данными» результирующий файл с выгруженными данными будет сжат. В поле «Пароль для сжатия файла обмена» можно указать пароль, который потребуется для извлечения данных из сжатого файла.

Если флаг установлен у реквизита «Подключение и выгрузка данных в ИБ приемник», потребуется указать следующие реквизиты:

• «Тип информационной базы» — из предопределенного списка выбирается нужный тип ИБ приемника. Если выбран тип «На данном компьютере или на компьютере в локальной сети», в поле «Каталог информационной базы для подключения» надо будет указать папку где находится база для выгрузки данных. Если выбран тип ИБ «На сервере 1С:Предприятия», в реквизите «Имя сервера 1C: Предприятия» указывается имя сервера, а в реквизите «Информационная база» — имя ИБ-приемника на сервере 1С;
• «Платформа» — из списка выбирается нужная платформа «1С:Предприятия»: 8.1 или 8.3;
• если задан флаг «Аутентификация Windows», подключение к ИБ-приемника осуществляется с именем и паролем текущего пользователя. Нажатием кнопки «Проверить подключение» выполняется попытка подключить текущего пользователя к указанной информационной базе приемника;
• если флаг «Аутентификация Windows» НЕ задан, необходимо указать реквизиты «Пользователь»/«Пароль» с которыми будет выполняться подключение к ИБ-приемника.

Табличная часть закладки «Выгрузка данных» содержит две закладки: «Выгружаемые данные» и «Комментарий».

На закладке «Выгружаемые данные» можно определить вариант выгрузки данных и в таблице «Правила выгрузки данных» выбрать те типы объектов, которые должны выгружаться.

Вариант выгрузки данных определяется в реквизите «Вариант выгрузки». Доступны два варианта выгрузки:

• «Выгружать по данным плана обмена» — выгружаемые данные определены в выбранном ранее узле плана обмена;
• «Выгружать за период» — выгружаются документы и справочники, которые изменялись за период времени, определенном в реквизите «Период выгрузки».

В таблице «Правила выгрузки данных» можно выбрать те типы документов и справочников, которые должны выгружаться. При этом используются следующие правила выгрузки данных:

• «Правило выгрузки номеров документов». В бухгалтерии длина номера документа составляет 13 символов, а в «Торговом предприятии» – 15. Поэтому при выгрузке, если установлен флаг «Выгружать номера документов», номер документа выгружается по правилу: берется префикс документа в «Торговое предприятии» и далее идет цифровой номер, в котором обрезаются лидирующие нули так, чтобы общая длина номера стала равна 13 символам.
  

Например, номер вида МГ0000000000001 выгрузится в бухгалтерию как МГ00000000001.
Также номер документа из «Торгового предприятия» всегда выгружается в свойство документов «Номер документа в товароучетной системе»;

• «Правило выгрузки сумм документов». При выгрузке документов анализируется учетная политика, которая была по фирме на момент времени документа. Если в учетной политике указано что фирма является плательщиком НДС, то все суммы и данные документа выгружаются как задано в «Торговом предприятии». Если фирма не является плательщиком НДС, документы всегда выгружаются без НДС, все приходные и розничные суммы берутся из колонки «Всего». Ставка НДС – «без НДС»;

• «Общие правила выгрузки и синхронизации документов».
  

Если документ выгружается в несколько документов, то основной документ выгрузки идет первым.
Если для документа не указан регистр, то данные берутся из табличной части документа.
Данные для заполнения дополнительных документов «Поступление товаров услуг» и «Поступление дополнительных расходов» всегда берутся из табличной части «дополнительные расходы».
На формирования дополнительного документа «Установка цен номенклатуры» влияет настройка «Учет товаров ведется по ценам продажи». Если она равна «ИСТИНА», то все документы, которые в «Торговом предприятии» устанавливают розничные цены, порождают документ «Установка цен номенклатуры».

• Ряд документов синхронизируются еще и по полю комментарий в Бухгалтерии. То есть при выгрузке в «Торговом предприятии» генерируется комментарий, который будет записан в документе Бухгалтерии (он при выгрузке перезатрет комментарий документа). Комментарий генерируется по следующему правилу:
  

СинонимДокумента = Источник.Метаданные().Синоним;
Значение = СинонимДокумента + « № » + Источник.Номер + « от » + Источник.Дата + «. Данные для синхронизации: » + СинонимДокумента + « » + Источник.Ссылка.УникальныйИдентификатор();
Если при загрузке по УИДу документ не будет найден, то он еще будет искаться по этому комментарию. Если и по нему он не будет найден, то будет создан новый документ;

• «Общие правила загрузки документов в бухгалтерию». В бухгалтерии в документах есть реквизиты, которые влияют на проведение документа, но в «Торговом предприятии» таких реквизитов нет в принципе. Это счета учета номенклатуры, услуг и так далее. Эти поля заполняются по правилам бухгалтерии, вызываются процедуры и функции документов, которые используются в самой бухгалтерии, при ручном заполнении документов. Это требует обязательного заполнения учетной политики.
  

С шапкой документов аналогично. Там есть реквизиты, которых в принципе нет в «Торговом предприятии» и они так же заполняются стандартными функциями бухгалтерии.

В табличной части «Комментарий» можно написать произвольный текст-комментарий, включаемый в файл обмена.