Правила обмена данными с бухгалтерией задаются в планах обмена «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0» и «Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0», которые доступны в разделе «Сервис» (группа параметров «Обмен данными»). Планы обмена предназначены для настройки узлов, в которые будут выгружаться документы и справочники, для последующей их загрузки в бухгалтерские конфигурации.

Для начала обмена документами и справочниками, необходимо создать узлы, которые будут участвовать в обмене данными и определять состав выгружаемой информации. Данные всегда выгружаются в документы. То есть один документ в «Торговом предприятии» порождает один или несколько документов в бухгалтерии. Количество порождаемых документов зависит от настроек узла плана обмена.

В списке планов узлов всегда присутствует предопределенный элемент, который обозначен зеленым кружком и соответствует текущей базе конфигурации «Торговое предприятие 7». Для создания нового узла плана обмена используется кнопка «Создать» или «Создать новый элемент копированием текущего». Для корректного выполнения обмена данными необходимо, чтобы коды всех узлов были заполнены уникальными значениями. У узла «по умолчанию» (предопределенный узел), код также необходимо заполнить.

Узел плана обмена имеет две закладки и два реквизита:

• «Код» — уникальный код узла, обязателен для заполнения;
• «Наименование» — произвольное наименование узла плана обмена.

Меню «Дополнительно» имеет два пункта:

• «Состав определяемых данных» — открывается форма «Регистрация изменений для обмена», которая показывает, что зарегистрировано в плане обмена;
• «Выполнить обмен» — открывается обработка для выгрузки данных. Подробно рассмотрено в разделе « Обмен данными с бухгалтерскими конфигурациями».

Закладка «Параметры узла» имеет следующие реквизиты:

• «Фирма» — в поле указывается фирма, по которой ведется учет в бухгалтерской конфигурации. В узел будут выгружаться информация по всем документам, оформленным на указанную фирму;
• «Изменения регистрации документов после выгрузки» — указывается, каким образом будет изменяться регистрация данных в узле после их выгрузки:
  • «Полностью удалить регистрацию для узла обмена» – после выгрузки данных регистрация обо всех измененных объектах будет снята.
    

Пример: в программе зарегистрировано 20 документов вида «Приходная накладная». Выгружаются из них только 5. После выгрузки 5 документов при выбранном значении, регистрация будет снята со всех 20 документов.
Пример: в программе имеются измененные документы различных видов. Далее выгружаются документы только одного вида, например «Накладные перемещения». При выбранном значении, помимо накладных перемещения, регистрация будет снята также и у остальных измененных документов.
Данный вариант отмены регистрации удобно использовать, если в бухгалтерскую конфигурацию всегда выгружаются все измененные документы и справочники;

• «Удалить регистрацию только для выгруженных метаданных» – после выгрузки данных регистрация с выгруженных объектов метаданных будет снята.
  

Пример: в программе зарегистрированы документы следующих видов: два документа «Приходная накладная», два документа «Накладная перемещения» и три документа «Отчет отдела». Выгружаются только документы «Отчет отдела». При выбранном варианте, регистрация будет снята только с документов «Отчет отдела». Другие документы останутся зарегистрированными. Так как в программе имеется возможность выгрузки документов за определенный временной интервал, может получиться так, что один из документов не попадет в заданный период. В таком случае выгрузятся только два документа, но регистрация будет снята у всех трех документов «Отчет отдела».
Данный вариант отмены регистрации удобно использовать, если в бухгалтерскую конфигурацию выгружаются все измененные документы и справочники или измененные документы по установленным фильтрам;

• «Не удалять регистрацию» – после выгрузки данных регистрация с выгруженных объектов сниматься не будет.
• «Регистрировать документы с незаполненной фирмой» — если флаг установлен, то для выбранного узла будет производиться регистрация документов, в которых фирма не указана (например, в документах «Отчет отдела о розничных продажах», «Акт о переоценке», «Инвентаризация»). При выгрузке данных в выбранный узел будет выгружаться не весь документ, а только те товары документа, которые относятся к фирме узла на основании движений документа по регистру «Остатки номенклатуры»;
• «Заменять номенклатуру на значение из ставки НДС» — если флаг установлен, то при выгрузке информации в бухгалтерию товар из таблицы документа будет замещаться товаром из его ставки НДС. Товар для ставки НДС задается в справочнике «Ставки НДС» в поле «Номенклатура для выгрузки в бухгалтерию». Таким образом, различные товары документа с одинаковой ставкой НДС будут заменены и выгружены в бухгалтерию как один товар. Необходимо учитывать, что такая возможность доступна только в том случае, когда в бухгалтерии учет товаров ведется по закупочной стоимости;
• «Сворачивать табличную часть документов по товарам из ставок НДС»— параметр становится доступным при установленном флаге «Заменять номенклатуру на значение из ставки НДС». Если флаг установлен, то при выгрузке данных в бухгалтерию товары с одной и той же ставкой НДС будут отражены в документе одной строкой. Если флаг не установлен, то товары с одинаковой ставкой НДС будут отражены в документе в бухгалтерии отдельными строками, но с разными суммами;
• «Выгружать пометку удаления для ранее выгруженных документов» — если флаг установлен, то в бухгалтерскую конфигурацию будут выгружаться все объекты, которые были помечены на удаление. Это позволяет синхронизировать с бухгалтерией пометку на удаление.
  

ВАЖНО!!! Выгружается только пометка на удаление. Данные документа не переносятся.
То есть, если документ был проведен и был выгружен в бухгалтерию, то при пометке на удаление в «Торговом предприятии» он станет помечен на удаление и в бухгалтерской программе. А если он был создан, проведен, помечен на удаление и только после этого была запущена выгрузка в бухгалтерию, то в бухгалтерии он не появится.

В закладке «Настройка выгрузки документов» могут быть заданы следующие реквизиты:

• «Используется базовая версия» — флаг надо устанавливать в том случае, если выгрузка осуществляется в базовую версию «1С: Бухгалтерия предприятия». Эта версия имеет ограничение – в ней не может быть более одной фирмы. Поэтому при установленном флаге в бухгалтерскую конфигурацию будет выгружаться только фирма, заданная в поле «Фирма» текущего узла;
• «Продолжать поиск контрагентов по ИНН и КПП» — как правило, в конфигурациях бухгалтерского учета, написанных на платформе «1С:Предприятие 8», синхронизация большинства справочников осуществляется по GUID (уникальный идентификатор объекта). Два элемента с одним и тем же наименованием в разных базах данных могут отличаться своими уникальными идентификаторами. Если на момент начала обмена данными учет велся в обеих конфигурациях параллельно, то в этом случае при загрузке данных в бухгалтерию может произойти дублирование информации. Поэтому рекомендуется выполнять обмен данными следующим образом:
  • если создается новая база данных, при этом на предприятии велся учет в бухгалтерской конфигурации на платформе «1С:Предприятие 8», то рекомендуется сначала сделать выгрузку данных из бухгалтерии в новую базу, заполнить данные по складам, контрагентам и только потом выполнять обмен с товароучетной системой;
  • если учет велся параллельно и в товароучетной системе, и в бухгалтерии, то в узле плана обмена нужно установить флаг «Продолжать поиск контрагентов по ИНН и КПП». В этом случае при выгрузке данных, если контрагенты с одинаковым GUID найдены не будут, то система продолжит поиск по комбинации «ИНН-КПП». Если в бухгалтерии контрагент с одинаковой комбинацией «ИНН-КПП» будет найден, то система посчитает, что нужно использовать именно его, несмотря на то, что GUID у данного контрагента в базах отличается.
    

Внимание! Если флаг установлен, то необходимо чтобы у всех контрагентов ИНН и КПП в товароучетной системе были заполнены.
Если ИНН и КПП заполнены не будут и таких контрагентов обнаружится несколько, то при обмене данными они будут объединены в один элемент справочника «Контрагенты».

• «Продолжать поиск контрагентов по наименованию» — если флаг установлен, то при загрузке контрагентов в бухгалтерию, если контрагент не найден по GUID и ИНН и КПП, то будет осуществлена попытка найти контрагента по наименованию;
• «Продолжать поиск номенклатуры по артикулу» — если флаг установлен, то при загрузке номенклатуры в бухгалтерию, если номенклатура не найдена по GUID, то будет осуществлена попытка найти ее по артикулу. Тут важно понимать, что если есть 10 товаров в «Торговом предприятии» с пустым артикулом, то в бухгалтерию они все загрузятся одним товаром, т.к. артикул у всех товаров одинаков. Флаг удобно использовать, если идет выгрузка товаров из ставки НДС и в бухгалтерии они уже заведены. Это позволяет синхронизировать данные, когда в двух базах учет долго велся параллельно;
• «Выгружать себестоимость как сумму с НДС» — если флаг установлен, считаем, что в компания не является плательщиком НДС и все документы всегда выгружаются как без НДС, ставка НДС во всех строках также без НДС, «Сумма НДС» нулевая. Вне зависимости от данных документа в «Торговом предприятии». Суммы всегда выгружаются в бухгалтерию из колонки «Всего»%; —
• «Выгружать превышения» — если флаг установлен, то в бухгалтерскую конфигурацию будет выгружаться информация о превышениях. Если флаг не установлен, то превышения, зафиксированные по документу «Отчет отдела о розничных продажах» и другим документам, выгружены не будут;
• «Учет товаров в рознице ведется по ценам продажи» — флаг необходимо устанавливать, если в бухгалтерской конфигурации учет стоимости товаров ведется в ценах продаж. Если учет товаров ведется по себестоимости, флаг устанавливать не нужно. При установленном флаге во время выгрузки документов, которые могут устанавливать розничные цены («Приходная накладная», «Приходная накладная», «Акт о переоценке» и т.п.), в бухгалтерской конфигурации автоматически будут создаваться документы «Установка цен номенклатуры», определяющие учетные цены товаров. Следует учитывать, что в бухгалтерии цена продажи может меняться не чаще одного раза в день. Это надо будет учитывать при переоценках в «Торговом предприятии», или в бухгалтерии проводить и менять документы так, чтобы они проводились, вручную;
• «Списывать себестоимость по данным бухгалтерии» — если флаг не установлен, то при обмене данными в бухгалтерию будет выгружена информация о списанной в товароучетной системе себестоимости товаров. В этом случае в бухгалтерии автоматически будет списана такая же сумма. Если флаг установлен, то информация о списанной себестоимости выгружаться не будет. В этом случае списание будет выполняться по бухгалтерским данным, в результате чего, теоретически, возможны некоторые расхождения из-за различных способов округления;
• «Не выделять НДС в документах розничной продажи» — если флаг установлен, то при выгрузке отчетов отдела и возвратов от покупателей по отчетам отдела, ставка НДС будет выгружена как «БезНДС», сумма НДС будет выгружена нулевой;
• «Выгружать «Отчеты отдела» и «Возвраты от покупателей» датой «Z-отчета»» — если отчет отдела или возврат от покупателя привязан к «Z-отчету», то при загрузке в бухгалтерию дата документа будет проставлена как дата документа «Z-отчет»;
• «Выгружать информацию о продажах сводно по «Z-отчету» — если флаг установлен, то все документы «Отчет отдела о розничных продажах» и «Возвраты от покупателей» будет выгружаться в один документ «Отчет о розничных продажах», номер которого равен номеру документа «Z-отчет» «Торгового предприятия». Продажи будут выгружены в табличную часть «Продажи», возвраты – в табличную часть «Возврат»;
• «Выгружать отчеты отдела за вычетом возвратов» — флаг определяет, как будут выгружаться продажи и возвраты по документу «Отчет отдела о розничных продажах» или «Z-отчету». Если флаг не задан (равен ЛОЖЬ), то продажи выгружаются как есть, возвраты выгружаются как есть. Если флаг задан (равен ИСТИНА), то получаем таблицу продаж, получаем таблицу возвратов с датами и номерами чеков, и далее для всех строк таблицы возвратов, у которых дата чека продажи равны дате отчета отдела или дате Z-отчета (если выгружать сводно по «Z-отчету» равно ИСТИНА) или дата чека продажи не указана, начинаем из таблицы продаж вычитать такие строки таблицы возвратов. Вычитаем по количествам и суммам. Если в таблице продаж количество равно 0, то строку из таблицы продаж удаляем вне зависимости от значения суммы. Если количество в строке ТЧ «Возвратов» больше, чем в ТЧ «Продаж», то выгружаем возврат с дельтой по количеству, то есть выгружаются только те возвраты, которые не погасились продажами. Если дата чека указана и не равна дате «Отчет отдела о розничных продажах» или «Z-отчета» то такие возвраты продажи не уменьшают и выгружаются как есть.
  

Также при выгрузке возвратов от покупателей, в бухгалтерии заполняются дата и номер чека продажи: если возвраты записаны в ТЧ «Возвраты» документа «Отчет отдела о розничных продажах» или выгрузка делается сводно по «Z-отчету» и возвраты записаны в отдельные документы «Возврат от покупателя». При выгрузке надо заполнять дату и номер чека по следующему алгоритму. У нас есть ТЧ документа, мы ее сохраняем в таблицу значений. Плюс мы получили таблицу значений по движениям документа. В этой таблице значений находятся только движения с возвратами от покупателя. Мы создаем выгружаемую таблицу на основании этих двух таблиц. Берем первую строку таблицы документа, из нее берем номенклатуру, характеристику, количество базовых единиц (единица* коэффициент), номер и дату чека продажи. И далее добавляем в нее данные из движений (себестоимость и розничная сумма продажи). Добавляем так: начинаем из таблицы движений набирать суммы по количеству базовых единиц табличной части документа. Если по каким-то причинам количеств в документе больше, чем в движениях, то выгружаем только те количества, которые обеспечены движениями.
ВАЖНО!!! Возвраты из отчета отдела в документ «Возврат от покупателя» не выгружать!!!!

• Группа реквизитов «не перезаписывать реквизиты….» («Не перезаписывать реквизиты организации», «Не перезаписывать реквизиты контрагентов», «Не перезаписывать реквизиты номенклатуры») — если флаг установлен, то при загрузке элемента соответствующего справочника в Бухгалтерию, будет выполнена проверка, если элемент в Бухгалтерии уже существует, то его реквизиты не будут обновлены в соответствии с данными «Торгового предприятия»;
• «Выгружать номера документов в дополнительные сведения» — актуально для всех документов кроме «Z-отчета» так как на его основании может быть введено несколько документов одного вида. Если флаг установлен, то при выгрузке в бухгалтерию номер документа будет сохранен и выгружен в дополнительное сведение «Номер документа»;
• «Движение денежных средств при продаже в розницу» — в поле выбирается вид движения денежных средств, который будет подставлен в реквизит «Движение денежных средств» документа «Отчет о розничных продажах». Значение реквизита выбирается из справочника «Статьи движения денежных средств»:
  • «Выручка от продажи объектов основных средств и иных внеоборотных активов»;
  • «Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов»
  • «Оплата труда»;
  • «Приобретение объектов основных средств»;
  • «Расчеты по налогам и сборам»;
  • «Средства, полученные от покупателей и заказчиков».
• «Склад для подстановки в документы» — в реквизите указывается склад, который будет подставляться как в загружаемых документах, вместо склада документа. Реквизит следует заполнять в случае, если в бухгалтерии не нужно вести такой же складской учет, как в «Торговом предприятии».