Поступление товара, который является алкогольной продукцией, сопровождается как бумажной товарно-транспортной накладной от поставщика, так и информацией в электронном виде, которая загружается в системы через универсальный транспортный модуль (УТМ) из базы ЕГАИС. Дальнейшая работа с алкогольной и спиртосодержащей продукцией сопровождается передачей электронных документов в ЕГАИС. Для их создания и редактирования в меню «Документы» используется подменю «ЕГАИС».

Для всех документов, связанных с алкогольным товаром, используется единая схема взаимодействия с системой ЕГАИС:

• формируется табличная часть документа;
• по кнопке «Отправить в ЕГАИС» создается XML-файл с документом, и он отправляется в ЕГАИС;
• ЕГАИС высылает на УТМ, через который отправлен документ, сообщение о том, что документ получен в ЕГАИС;
• после обработки документа в ЕГАИС система получает сообщение: документ утвержден в ЕГАИС, либо отклонен ЕГАИС из-за ошибок при заполнении документа;
• если документ отклонен ЕГАИС, его следует откорректировать и отправить в ЕГАИС заново.

Некоторые виды документов предприятие получает из ЕГАИС. В форме со списком таких документов можно выбрать вариант загрузки документов из ЕГАИС.

В соответствии с этапом работы документу присваивается статус. В формах со списком документов могут быть выведены все документу, либо только документы с нужным статусом. Для этого в меню «Отбор» формы со списком документов выбирается нужный статус документа. После нажатия кнопки «Установить отбор» в списке документов будут выведены только документы с этим статусом.
После нажатия кнопки «Снять отбор» в списке документов будут отображены все документы, у которых дата создания входит в установленный интервал дат.

Документы ЕГАИС отражают документооборот, который фиксируется в системе ЕГАИС. Влиять на даты таких документов сотрудники предприятия могут далеко не всегда, поэтому эти документы были исключены из функциональности контроля дат, и пользователь, при необходимости, может их редактировать. У некоторых документов дата создания может быть изменена автоматически, после получения ответа из ЕГАИС. Например, в документе «Остатки алкоголя по данным ЕГАИС».

В документы ЕГАИС включены следующие общие элементы интерфейса:

• стандартные реквизиты формы со списком документов по работе с алкогольным товаром;
• вариант загрузки документа из ЕГАИС;
• отбор документов по статусу;
• закладка «Обмен данными с ЕГАИС»;
• закладка «Информация ЕГАИС »;
• закладка «Транспорт»;
• кнопка «Запросить номенклатуру в ЕГАИС»;
• кнопка «Запросить разделы А/Б»;
• кнопка «Проверить ответы»;
• кнопка «Проверить ответ по разделам А/Б».

В подменю «ЕГАИС» включены следующие документы и обработки:

• документ «Приход алкоголя по ТТН из ЕГАИС» - электронный вариант бумажной приходной накладной, который поставщик алкогольного товара отправляет продавцу через систему ЕГАИС;
• документ «Акт подтверждения от получателя ЕГАИС» - документ позволяет либо подтвердить, либо отклонить акт разногласия, полученный от получателя алкоголя через ЕГАИС;
• документ «Акт постановки алкоголя на баланс» - документ позволяет записать в базу ЕГАИС остатки алкогольной и спиртосодержащей продукции, имеющиеся на складе торгового объекта (ввод первоначальных остатков алкоголя магазина в базу ЕГАИС);
• документ «Остатки алкоголя по данным ЕГАИС» - документ позволяет получить отчет о количестве алкогольного товара в магазине по данным ЕГАИС;
• документ «Инвентаризация алкоголя» - документ предназначен для фиксации реальных остатков алкогольной продукции в торговом предприятии;
• обработка «Создание документов «Инвентаризация алкоголя»» - обработка позволяет создать документ «Инвентаризация алкоголя по остаткам алкоголя в базе ЕГАИС с заполнением фактических количеств по данным управленческого учета, либо по результатам ранее проведенной инвентаризации;
• документ «Перемещение ЕГАИС» - документ предназначен для перемещения алкогольных товаров между первым и вторым регистрами учета в ЕГАИС;
• документ «Расход/Списание алкоголя через ЕГАИС» - документ предназначен для создания и регистрации в базе ЕГАИС:
  • фиксации в ЕГАИС розничной продажи пивоваренной продукции в городских поселениях;
  • фиксации в ЕГАИС розничной продажи алкогольной продукции в сельских поселениях;
  • расходной накладной на передачу алкогольной продукции другому юридическому лицу или другой торговой точке предприятия;
  • акта об утраченной (списанной) алкогольной продукции.
• обработка «Создание ЕГАИС Расход для отражения розничных продаж» - обработка применяется для создания документа «Расход/списание алкоголя через ЕГАИС» для отражения факта розничной продажи фасованной пивной продукции и открытия тары разливного алкоголя в городских поселениях и всей алкогольной продукции в сельских поселениях;
• документ «Запрос акцизных марок в ЕГАИС» - документ позволяет получить из ЕГАИС новую акцизную марку, взамен поврежденной, и распечатать её на принтере;
• обработка «Изменение состояний документов ЕГАИС» - обработка позволяет произвольно менять статус документов ЕГАИС в базе конфигурации;
• обработка «Создание/сопоставление номенклатуры по данным ЕГАИС» - обработка позволяет быстро создать номенклатуру предприятия по данным ЕГАИС или произвести сопоставление номенклатуры ЕГАИС с номенклатурой информационной базы торгового предприятия;
• документ «Корректировка продаж акцизных марок» - документ позволяет сформировать номенклатуру акцизного алкоголя, который был продан больше одного раза с одной и той же акцизной маркой;
• обработка «Запрос данных из ЕГАИС» - обработка позволяет получить из системы ЕГАИС сведения:
  • о товарах производителя алкогольной продукции;
  • о товаре по его коду ЕГАИС;
  • об организациях, включенных в классификатор ЕГАИС по их ИНН или по их коду ЕГАИС;
  • о версии обмена УТМ организации, включенной в классификатор ЕГАИС.
• обработка «Проверка акцизных марок в личном кабинете ФСРАР» - документ позволяет выполнить в ФСРАР проверку подлинности акцизной марки;
• обработка «Заполнение номенклатуры ЕГАИС в отчете отдела» - обработка предназначена для заполнения закладки «Акцизные марки» документа «Отчет отдела», созданные в конфигурации до релиза 40;
• справочник «Лог обмена с ЕГАИС » - справочник хранит протокол выполненных операций по обмену данными с ЕГАИС.

Так же к документам ЕГАИС относится документ «Открытие алкогольной тары», который позволяет зафиксировать в ЕГАИС открытие тары с разливным акцизным алкоголем и переслать в ЕГАИС алкогольный чек, либо создать документ «Расход/списание алкоголя через ЕГАИС» при открытии тары с не акцизным алкоголем.