Штрих-М: Документация

Документ «Запланированное взаимодействие» предназначен для планирования взаимодействия с одним или несколькими контактами. Вводится в том случае, если необходимо запланировать взаимодействие, однако как именно будет производиться взаимодействие (телефонный звонок, встреча, электронное письмо, сообщение SMS), еще не известно.

Создать документ можно командой «Создать» из списка «Взаимодействия » на начальной странице. Открывается форма «Запланированные взаимодействия», в которой необходимо заполнить поля:

• «Тема» — краткое описание того, чему будет посвящено запланированное взаимодействие;
• «Предмет» — то, чему посвящено взаимодействие, например, претензии клиента. Предметом могут быть документы программы, а также документы взаимодействий. Если предмет взаимодействия не определен, то в качестве предмета выступает текущий документ (т.е. такой документ начинает цепочку взаимодействий). Для заполнения поля нажмите «…» («Выбрать»), выберите тип предмета (тип документа), затем из соответствующего списка выберите конкретный документ;
• «Ответственный» — выберите ответственного за данное взаимодействие из списка пользователей. По умолчанию для большинства документов взаимодействия программа указывает в качестве ответственного текущего пользователя;
• «Рассмотрено» — признак того, что данное взаимодействие рассмотрено и не требует дальнейшего внимания. С рассмотренных документов программа снимает выделение. Использовать флажок «Рассмотрено» рекомендуется при коллективной работе с документами взаимодействия;
• «Рассмотреть после» — необходимо заполнить дату и время, если рассмотрение данного взаимодействия планируется отложить до определенной даты. ыберите из списка нужное значение: Через 15 мин, Через 30 мин, Через 1 час, Через 3 часа, Завтра. Помимо этих значений можно указать произвольную дату и время с помощью кнопки «»;
• «Важность» — признак необходимости акцентировать внимание на данном взаимодействии, или наоборот, признак несущественности. Может принимать значения Низкая, Обычная, Высокая.
• закладка «Описание» — подробное описание того, чему будет посвящено запланированное взаимодействие;
• закладка «Участники» — список участников мероприятия (более подробно рассмотрено ниже);
• закладка «Комментарий» — произвольный текстовый комментарий;
• «Создано» — дата и время создания документа. По умолчанию в этом поле программой автоматически проставляется текущая дата и время записи документа. Поле недоступно для редактирования.
• «Автор» — пользователь, который создал документ. Указывается программой автоматически. Поле недоступно для редактирования.

Реквизиты «Рассмотрено» и «Рассмотреть после» доступны для указания, если это предусмотрено настройками программы. Изменить данные настройки можно в разделе «Администрирование» - «Органайзер» - группа «Почта» - реквизит «Признаки «Рассмотрено» и «На контроле»».

Для фиксирования контактов, которые будут участвовать в мероприятии, используется список участников, который создается в закладке «Участники» табличной части документа. Новый участник добавляется в список нажатием кнопки «Добавить». В списке указывается имя предполагаемого участника и информация о том, как связаться с участником. Список является обязательным - хотя бы один участник должен быть указан.

Список состоит из колонок:

• «Представление контакта» — полное наименование контакта;
• «Как связаться» — контактная информация (телефон, адрес электронной почты и т.п.);
• «Контакт» — поле выбора участника.

Если участник уже зарегистрирован в программе, то информация о нем указывается в поле «Контакт». С помощью кнопки «…» «Выбрать» найдите контакт в окне «Выбор контакта». Поля «Представление контакта» и «Как связаться» будут заполнены автоматически.

Если информацию о участнике встречи не планируется хранить, то достаточно указать «Представление контакта» и заполнить поле «Как связаться». В этом случае в документе появляется информационное сообщение «Не все контакты подобраны».

Если это новый участник, зарегистрировать контакт можно после сохранения документа, нажав «Создать контакт». Для выбора предлагаются списки программы. Заполните необходимые поля.

В меню кнопки «» («Все взаимодействия по предмету ») выберите нужное действие:

• «Запланировать взаимодействие»;
• Запланировать встречу;
• Написать SMS;
• Написать электронное письмо;
• Позвонить.

Нажмите кнопку «Взаимодействия» на панели навигации для перехода к списку взаимодействий, созданных на основании этого запланированного взаимодействия.