Штрих-М: Документация

Документ «Инвентаризация» предназначен для проведения инвентаризации на оптовых и розничных складах.

Документы «Инвентаризации» создаются, хранятся и редактируются из формы списка документов «Инвентаризации», который доступен в разделе «Склад» → группа «Инвентаризация».
Новый документ создаётся из формы списка с помощью команды «Создать» или кнопки («Создать новый элемент копированием текущего»). Так же документ «Инвентаризация» может быть создан из документа «Пересчет товара».

При заполнении шапки документа указывается склад, на котором проводится инвентаризация, а также фирма, за которой числятся товары для инвентаризации. Если фирма не указана, то инвентаризация проводится по всем товарам.

Реквизит «Статья расхода» заполняется элементом справочника «Статьи доходов и расходов» с видом статьи «Расход». Если реквизит не задан, то будет использована статья «Материальные расходы». Статья расходов влияет на то, будет ли расход по инвентаризации учтен как расход в книге учета доходов и расходов.

В шапке документа также отображается информация об актуальности границы последовательности (документ и дата, на которую она установлена). Такая возможность позволяет понять, насколько данные об остатках инвентаризации актуальны на текущий момент времени. Например, если инвентаризация проводится 21 июля 2017 года, во время которой возникли расхождения в данных по остаткам, а граница последовательности установлена отчетом отдела от 2016 года, то, возможно, что причиной таких расхождений может быть неактуальная последовательность.

Для обновления информации о границах последовательности следует щелчком правой кнопки мыши на сообщении вызвать кнопку « Обновить информацию о границе последовательности» и нажать её.
Для восстановления актуальности информации о границах последовательности следует использовать обработку «Восстановление последовательностей» («Сервис» → группа «Сервис» → «Управление документами» → «Восстановление последовательностей»).

При задании флага «Пересчет кодов маркировки» изменяются правила контроля за расхождениями по кодам маркировки (подробнее см. «Особенности инвентаризации маркированных товаров»).

При задании флага «Инвентаризация проводится по всем товарам закладки «Номенклатура инвентаризации»» включается режим работы документа, при котором инвентаризация будет выполняться по всем товарам, заданным в закладке «Номенклатура инвентаризации», независимо от того есть ли они на остатках или нет. При этом пользователь не сможет удалить товар из закладки «Товары» и не сможет добавить товар, которого нет в закладке «Номенклатура инвентаризации». Процедура заполнения табличной части закладки «Товары» в этом режиме рассмотрена на странице «Заполнение закладки «Товары» документа «Инвентаризация», если задан флаг «Инвентаризация проводится по всем товарам закладки "Номенклатура инвентаризации"»».

При задании флага «Инвентаризация по ингредиентам» включается режим работы документа, при котором будет выполняться инвентаризация ингредиентов. Учет по ингредиентам нужен для случаев, когда инвентаризация проводится в середине дня, при этом физически блюда приготовлены и часть уже продана, но в программе это будет отражено только с окончанием смены. При учете по ингредиентам в инвентаризацию добавляют посчитанные ингредиенты и блюда, которые пересчитываются в ингредиенты. По отклонениям инвентаризации делаются движения по остаткам ингредиентов. Подробнее см. «Особенности инвентаризации по ингредиентам, используемых в модуле «Производство» ».
Функциональность инвентаризации по ингредиентам работает только при наличии модуля «Производство» и при наличии расширенной подписки на релиз 37.1.

Если задана одна из констант «Детализация излишков инвентаризации» или «Детализация недостач инвентаризации», в документе «Инвентаризация» работает механизм распределения отклонений — в группе колонок «Отклонения по инвентаризации» табличной части «Товары» показываются выявленные недостачи и излишки. Недостачи могут быть отнесены на убыль, производственные потери, расходы на продажу и расчеты с персоналом.
На «Убыль» относится разрешенный процент недостатка от внешних поступлений в магазин (приходные накладные, поступления из других торговых объектов) за период от последней инвентаризации по текущему складу. Допустимый процент убыли задается для каждого товара в его карточке — в закладке «Розница» реквизит «Разрешённый процент убыли» и в закладке «Параметры по складам» по кнопке «Добавить параметры». Примером убыли, могут являться естественные потери, такие как потеря влаги фруктами, овощами, или обрезки рыбной, колбасной продукции, которые не учитываются в продаже. В убыль не могут попасть материалы и товары, участвующие в производстве.
В колонку «Производственные потери» включат в себя все недостачи для товаров, которые находились в производстве за период от предыдущей инвентаризации.
В колонку «Расходы на продажу» относятся недостачи товаров с подвидом «Упаковка», то есть это товары, которые учитываются в товародвижении, но являются «вспомогательными», например, упаковочные материалы, пакеты, контейнеры. Подвид товара задается в карточке номенклатуры.
В колонку «Расчеты с персоналом» попадает все остальная недостача, которая не вошла ни в одну из предыдущих колонок.
Отклонения по инвентаризации заполняются / обновляются автоматически при работе с документом согласно настройкам номенклатуры, участвующей в пересчете.
Если ни одна из констант «Детализация излишков инвентаризации» и «Детализация недостач инвентаризации» не заданы, в колонках «Отклонения по инвентаризации» данные не отображаются.
Результаты инвентаризации с обнаруженными значениями недостач можно посмотреть в отчете «Результаты ревизии».

В нижней части формы документа находится кнопка «> Итоги по документ». При её нажатии разворачивается таблица с итогами по документу инвентаризации.

Табличная часть документа имеет следующие закладки:

• «Товары» — содержит товары по которым проводится инвентаризация. Если не пользоваться закладкой «Номенклатура для инвентаризации», то тогда табличная часть «Товары» содержит в себе список товаров, по которым проводится инвентаризация;
• «Блюда» — добавляется в документ при установленном флаге «Инвентаризация по ингредиентам». При этом в табличную часть «Товары» добавляется столбец «Количество в производстве» (подробнее см. «Особенности инвентаризации по ингредиентам, используемых в модуле «Производство»»);
• «Номенклатура инвентаризации» — содержит товары или группы товаров, по которым проводиться инвентаризация. Закладка «Товары» будет заполнена только товарами, заданными в этой закладке. Также на закладке определяется отбор товаров для инвентаризации по критерию «весовой/штучный»;
• «Статистика пересчета» — содержит список сотрудников, которые проводят пересчет товаров и статистику пересчета: вид пересчета и время пересчета;
• «Инвентаризационная комиссия» — содержит список сотрудников, которые входят в инвентаризационную комиссию. Список используется для печати формы «ИНВ3».

Описания кнопок управления в табличной части закладки «Товары» приведены на странице «Кнопки в табличной части закладки «Товары» документа «Инвентаризация»».
Описания полей табличной части закладки «Товары» приведены на странице «Поля табличной части закладки «Товары» документа «Инвентаризация»».

Возможны 3 варианта работы документа:

1. табличная часть «Номенклатура для инвентаризации» не используется (она пустая и кнопки из командной панели этой табличной части не нажимаются). В этом случае в табличной части «Товары» содержится список товаров, по которым проводится инвентаризация (подробнее см. «Заполнение закладки «Товары» документа «Инвентаризация», если не задан флаг «Инвентаризация проводится по всем товарам закладки "Номенклатура инвентаризации"»»).
2. табличная часть «Номенклатура для инвентаризации» заполнена товарами или группами товаров, флаг «Инвентаризация проводится по всем товарам закладки «Номенклатура инвентаризации»» не установлен. В этом случае по кнопкам командной панели табличной части «Номенклатура для инвентаризации» табличная часть «Товары» заполняется товарами, которые входят в табличную часть «Номенклатура для инвентаризации» и по которым есть остатки и превышения. Пользователь может в табличную часть «Товары» добавлять свои товары, либо удалять товары из табличной части «Товары» по своему усмотрению (подробнее см. там же).
3. табличная часть «Номенклатура для инвентаризации» заполнена товарами или группами товаров, флаг «Инвентаризация проводится по всем товарам закладки «Номенклатура инвентаризации»» установлен. В этом случае по кнопкам командной панели табличной части «Номенклатура для инвентаризации» табличная часть «Товары» заполняется ВСЕМИ товарами, которые входят в табличную часть «Номенклатура для инвентаризации». Пользователь может в табличную часть «Товары» добавлять свои товары, удалять товары из табличной части «Товары», но при обновлении товары, из табличной части «Номенклатура для инвентаризации» будут восстановлены, а «лишние» товары, не входящие в табличную часть, надо будет либо убрать, либо добавить в табличную часть «Номенклатура для инвентаризации», т.к. с «лишними» товарами документ не проведется (подробнее см. «Заполнение закладки «Товары» документа «Инвентаризация», если задан флаг «Инвентаризация проводится по всем товарам закладки "Номенклатура инвентаризации"»»).

Проведение документа можно выполнить нажатием стандартных кнопок «Провести и закрыть» или «Провести». Также можно использовать кнопку «Завершить инвентаризацию».
После нажатия кнопки «Завершить инвентаризацию» и подтверждения завершения инвентаризации результаты проведенной инвентаризации будут зафиксированы, документ будет проведен и закрыт для внесения изменений. В документе останутся доступны поле «Комментарий» и кнопка «Обновить», т.е. поправить «Количество фактическое» после проведения документа не получится. Если по какому-либо товару завершенной инвентаризации будут проведены товароучетные документы «задним» числом, то при нажатии кнопки «Обновить» может поменяться значение «Количество», но значение «Количество на завершение инвентаризации» и «Количество фактическое» останется прежними.

При проведении документа товар спишется или оприходуется в соответствии с данными инвентаризации. По товарам, по которым были выявлены недостачи, будут выполнены движения по регистру «Причины списания» с указанием причины списания: «Списание потерь при инвентаризации».

В случае, когда списываются товары, взятые у поставщика на реализацию, информация о таких товарах будет учтена при заполнении документа «Отчет комитенту».

Описание печатных форм документа представлено на странице «Печатные формы документа «Инвентаризация»».