Штрих-М: Документация

Документ «Инвентаризация» предназначен для проведения инвентаризации на оптовых и розничных складах.

Документы «Инвентаризации» создаются, хранятся и редактируются из формы списка документов «Инвентаризации», который доступен в разделе «Склад» → группа «Инвентаризация».
Новый документ создаётся из формы списка с помощью команды «Создать» или кнопки «Создать новый элемент копированием текущего».

При заполнении шапки документа указывается склад, на котором проводится инвентаризация, а также фирма, за которой числятся товары для инвентаризации. Если фирма не указана, то инвентаризация проводится по всем товарам. По умолчанию при оформлении нового документа фирма не указывается.

В шапке документа также отображается информация об актуальности границы последовательности (документ и дата, на которую она установлена). Такая возможность позволяет понять, насколько данные об остатках инвентаризации актуальны на текущий момент времени. Например, если инвентаризация проводится 21 июля 2017 года, во время которой возникли расхождения в данных по остаткам, а граница последовательности установлена отчетом отдела от 2016 года, то, возможно, что причиной таких расхождений может быть неактуальная последовательность.

Табличная часть документа заполняется товарами для инвентаризации стандартными способами или автоматически по остаткам товаров на складе и по превышениям продаж выбором нужной позиции меню кнопки «Заполнить»:

• «Остатками Номенклатуры инвентаризации»;
• «Превышениями Номенклатуры инвентаризации».

Порядок заполнения табличной части закладки «Товары» документа «Инвентаризация» выглядит следующим образом:

• 1) Если инвентаризация проводится только для части товаров, то на закладке «Номенклатура инвентаризации» необходимо задать группы или отдельные позиции, по которым планируется делать инвентаризацию. Если список пуст, то считается, что инвентаризация проводится по всем товарам;
• 2) С помощью кнопки «Вывод остатков» закладки «Номенклатура инвентаризации» следует заполнить табличную часть документа по остаткам товаров. Список товаров на закладке «Номенклатура» будет дополнен номенклатурными позициями, по которым зафиксирован остаток на указанном складе и которые не были введены другими способами. Если по базе данных имеется информация о превышениях по данным позициям, то она также будет выведена вместе с остатками;
• 3) С помощью кнопки «Вывод превышений» закладки «Номенклатура инвентаризации» следует заполнить табличную часть документа по превышениям продаж. Список товаров на закладке «Номенклатура» будет дополнен номенклатурными позициями, по которым зафиксированы превышения продаж и которые не были введены другими способами. Если на закладке «Номенклатура для инвентаризации» указана одна или несколько групп товаров, то поиск товара на наличие остатка или превышений продаж будет осуществляться только в пределах указанной группы (указанных групп).

После выполнения действий в последовательности указанной выше, в документ вводится фактическое количество товара вручную или с помощью терминала сбора данных. Если ввод товаров при инвентаризации осуществляется вручную и были обнаружены товары, которые по базе данных не числятся ни на остатках, ни в превышениях, то их также необходимо вручную внести в документ.

При добавлении позиций номенклатуры значения остатков, превышений, розничных цен, розничных и приходных сумм автоматически не рассчитываются. После заполнения табличной части документа необходимо нажать кнопку «Обновить» для заполнения учетных количеств приходных и розничных сумм.
В поле «Фактическое количество» вводится количество товара по данным инвентаризации.
Если добавляется позиция номенклатуры, по которой зафиксировано превышение продаж, то в строке с данной позицией заполняется поле «Количество превышений».
Розничная сумма остатка (превышения) по каждой номенклатурной позиции хранится в базе данных 1С и подставляется в соответствующие поля автоматически.
Розничная сумма расхождения по инвентаризации рассчитывается как произведение количества расхождения и розничной цены.
Приходная сумма по каждой номенклатурной позиции рассчитывается исходя из количества остатка (превышения) и приходной цены в каждой партии прихода. При этом надо отметить, что приходная цена, выводимая в строке документа — это цена, по которой будет выполнено оприходование излишков, т.е. если фактическое количество товаров на складе больше, чем по базе данных 1С, то количество расхождений будет оприходовано по указанной приходной цене.

В системе предусмотрена возможность заполнения документа «Инвентаризация» данными на основании других документов «Инвентаризация», что позволяет распределить процесс проведения инвентаризации между сотрудниками и таким образом его ускорить. Заполнение документа на основании других документов «Инвентаризация» осуществляется с помощью кнопки «Заполнить» → «Из другой инвентаризации».
Пример
Необходимо провести инвентаризацию в отделе продовольственных товаров. Для ускорения процесса проведения инвентаризации задействованы 2 сотрудника, между которыми распределены участки отдела. При проведении инвентаризации каждый сотрудник создает свой документ «Инвентаризация», в который вводит данные. После чего информация по двум документам консолидируется в одном путем заполнения документа данными из созданных документов «Инвентаризация». Например, по базе данных программы за отделом числятся 50 пачек творога «Домик в деревне». Одним сотрудником при инвентаризации было насчитано 25 пачек творога, другие 25 пачек будут числиться по этому документу в недостачах. Аналогично другой сотрудник насчитал 25 пачек творога, другие 25 пачек будут числиться в недостачах. При сведении данных, т.е. при консолидировании информации по инвентаризации в одном документе «Инвентаризация» товары будут просуммированы и недостачи будут списаны. То есть информация о количестве товара по учетным данным и фактическому остатку будет совпадать.

Заполнение инвентаризации данными на основании других документов «Инвентаризация», осуществляется с помощью позиции «Из другой инвентаризации» меню кнопки «Заполнить». При нажатии кнопки откроется список документов «Инвентаризация», из которого необходимо выбрать документы, данными из которых будет заполнена таблица текущего документа. Заполнение документов на основании других документов инвентаризации осуществляется по следующим правилам:

• 1) Для выбора доступны только те документы инвентаризации, у которых склад совпадает со складом заполняемого документа;
• 2) Если в заполняемом документе фирма не указана, то можно подобрать документ инвентаризацию с любой фирмой. Если фирма указана, то для выбора доступны только те документы инвентаризации, фирма которых совпадает с указанной фирмой в заполняемом документе;
• 3) Документ инвентаризации может быть подставлен в другую инвентаризацию только один раз.

При выборе позиции «Убрать номенклатуру другой инвентаризации» меню кнопки «Заполнить» откроется список документов «Инвентаризация», в котором необходимо выбрать нужный документ, данные которого будут удалены из табличной части заполняемого документа.

При проведении документа инвентаризации серийные номера, числящиеся на остатках склада и фирмы документа, но не указанные в таблице серийных номеров, будут списаны. Серийные номера, указанные в таблице серийных номеров, но которых нет на складе и фирме документа, будут оприходованы. В случае если серийные номера, которые необходимо оприходовать, числятся по другим складам и фирмам, документ не проведется.

Принцип работы с серийными номерами отображен в следующем примере:
Допустим, на складе по базе предприятия числятся 5 серийных номеров с номерами 1,2,3,4,5. После проведения инвентаризации выясняется, что фактически в наличии имеется только 4 серийных номера с номерами 4,5,6 и 7, из которых номера 6 и 7 ранее оприходованы не были. В этом случае при проведении документа «Инвентаризация» номера 1,2,3 списываются, т.к. они не были найдены, номера 4 и 5 оставляются и номера 6 и 7 приходуются.

При инвентаризации серийных номеров документ не проведется в том случае, если серийный номер по системе находится на складе 1 фирмы 1, а инвентаризация оформляется по складу 2 фирмы 1 и серийный номер фактически был найден на складе 2 фирмы 1. Поэтому для того чтобы провести этот серийный номер с помощью документа «Инвентаризация», сначала необходимо его переместить на нужный склад документом «Перемещение».

В случае, когда списываются товары, взятые у поставщика на реализацию, информация о таких товарах будет учтена при заполнении документа «Отчет комитенту».

При проведении документа товар спишется или оприходуется в соответствии с данными инвентаризации. По товарам, по которым были выявлены недостачи, будут выполнены движения по регистру «Причины списания» с указанием причины списания: «Списание потерь при инвентаризации».

Документ имеет печатные формы инвентаризационной описи (по форме ИНВ 3 от 18 августа 1998г.), сличительной ведомости (по форме ИНВ 18 и ИНВ 19), обходного листа (с группами и без групп), контроля серийных номеров (позволяет получить список серийных номеров товаров документа и их месторасположение до проведения документа), состояния серийных номеров (позволяет получить список всех серийных номеров у товара на складе и фирме документа), итогов инвентаризации, итогов инвентаризации по излишкам, итогов инвентаризации по недостачам, вызываемых при нажатии кнопки «Печать» и выборе соответствующих пунктов. Также система позволяет получить информацию о результатах инвентаризации с учетом межпартионной пересортицы с помощью печатной формы «Итоги инвентаризации с учетом межпартионной пересортицы». В данной форме будет выводиться информация только по тем товарам, по которым имеется недостача. Система подсчитает количество недостач, как количество недостач минус количество превышений. Если в результате вычислений недостач будет выявлено больше, чем превышений, то такой товар попадет в данную форму. Сумма недостач при этом будет подсчитана как полученное количество недостач, умноженное на текущую розничную цену.

Примечание. Печатные формы «Контроль серийных номеров» и «Состояние серийных номеров» недоступны в конфигурации «Штрих-М: Магазин».