Штрих-М: Документация

Прослеживаемость товаров — это национальная система учета и хранения сведений о ввозимых товарах из других государств, при которой контроль остатков по каждой партии импортного товара ведется в налоговой инспекции. Действует в РФ с 1 июля 2021 года. Прослеживаются перемещения импортных товаров согласно утвержденному правительством перечню. При ввозе в Россию каждой партии прослеживаемых товаров присваивается регистрационный номер партии товара (РНПТ). С помощью этого номера ФНС контролирует движение импортных товаров. С помощью электронного документооборота (ЭДО) операции с товарами согласно РНПТ поступают в систему прослеживаемости. Регистрационный номер отражается в первичных документах: счетах-фактуры, документах отгрузки, а также в отчете об операциях и декларации по НДС.
Компании при совершении покупки/продажи прослеживаемых товаров предоставляют друг другу электронные документы с указанием РНПТ. Компании, которые являются плательщиками НДС, предоставляют счета-фактуры. Компании, которые не являются плательщиками НДС, обмениваются отгрузочными документами.
Компании через ЭДО обязаны передавать в ФНС отчеты и информацию об остатках товаров. Налоговая требует от участников оборота импортными товарами информации об изменении остатков по каждой РНПТ – в квартальном отчете и оперативно электронным УПД при оптовой продаже партии импортного товара. Если один участник оборота продал товар другому участнику оборота прослеживаемые товары, то он обязан это сделать через документ ЭДО и налоговая понимает какой товар продан, и кто его купил.

Подготовительные действия для работы с прослеживаемыми товарами рассмотрены на странице «Подготовка к учету прослеживаемости товаров».

1. Для активации в торговом предприятии дополнительной функциональности «Прослеживаемость товаров» необходимо задать флаг «Прослеживаемость» на закладке «Дополнительная функциональность» настроек учета раздела «Администрирование». В Меню системы добавляется новый раздел «Прослеживаемость», который содержит следующие документы и отчеты:
   • документ «Прослеживаемость: Закрытие периода»;
   • документ «Прослеживаемость: Уведомления об остатках»;
   • документ «Прослеживаемость: Ввод остатков»;
   • отчет «Прослеживаемость: Движения товаров без РНПТ»;
   • отчет «Прослеживаемость: Остатки РНПТ»;
   • отчет «Прослеживаемость: Остатки РНПТ по товарам».
2. В карточке товара добавлена возможность указания того, что номенклатура относится к прослеживаемым товарам. Для этого в справочнике «Номенклатура» на закладке «Основные» следует задать флаг «Подлежит прослеживаемости» и на закладке «Прослеживаемость» добавленной в форму, указывается дата начала прослеживаемости товара, единица прослеживаемости и ее коэффициент для пересчета в базовую единицу. Для прослеживаемого товара обязательное заполнение реквизитов «Страна», «код ТНВЭД», единица прослеживаемости и дата начала прослеживаемости. По умолчанию реквизит «Дата начала прослеживаемости» заполняется значением «01.07.2021».
3. Для работы с прослеживаемым товаром понадобится регистрационные номера партии товара (РНПТ), которые присвоены товару в ФНС. Для фиксации РНПТ в базе предприятия используется справочник «Номера ГТД», в котором для РНПТ ставится флаг «Это РНПТ», а значение РНПТ записывается в реквизите «Номер ГТД».
4. В документах «Ввод остатков товаров», «Возврат поставщику», «Корректировка отгрузки», «Приходная накладная», «Приходная накладная реализации», «Расходная накладная», «Расходная накладная на реализацию» РНПТ прослеживаемых товаров должен указываться явно, поэтому в эти документы добавлена проверка на то, что для прослеживаемого товара указан регистрационный номер партии. Он указывается в табличной части «Прослеживаемость РНПТ», которая добавляется в форму закладки «Товары» документа нажатием кнопки («Прослеживаемость вкл выкл»). Для указания регистрационного номера текущего товара в табличной части «Прослеживаемость РНПТ» следует нажать кнопку «Добавить», а затем задать базовое количество товара и РНПТ. Регистрационный номер партии товара указывается через выбор элемента справочника «Номера ГТД». Для выбора доступны элементы с установленным флагом «Это РНПТ». В документах которыми отражается розничная продажа/списание прослеживаемого товара, РНПТ не указывается, а из каких партий РНПТ берется товар система определит потом, когда будет проводиться документ «Прослеживаемость: Закрытие периода».
5. У ФНС есть рекомендация, что нельзя в одном документе отгрузки указывать одновременно и прослеживаемые, и маркируемые товары. Связано это с тем, что имя файлов для УПД и УКД зависит от наличия или отсутствия в документе маркируемых и прослеживаемых товаров. В связи с этим в документах «Расходная накладная», «Расходная накладная реализации». «Возврат поставщику», «Возврат комитенту» и «Корректировка отгрузки» при попытке отправить по ЭДО документ проверяется, есть ли в нем одновременно и маркируемые, и прослеживаемые товары. Если есть, то такой документ не отправляется, выводится сообщение об ошибке и предлагается разделить данные на два документа.
6. В документе «Корректировка отгрузки» добавлены реквизиты, требующиеся для печати корректировочной счет-фактуры, по постановлению «Постановление Правительства РФ от 2 апреля 2021 г. N 534».

При работе с импортными товарами включенными постановлением Правительства в список прослеживаемых товаров следует учитывать следующее:

• от юридических лиц нельзя получить товар без указания РНПТ. Приобретая прослеживаемые товары, организации и (или) ИП обязаны обеспечить получение счетов-фактур, в том числе корректировочных счетов-фактур, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Оператор ЭДО должен являться российской организацией и соответствовать требованиям, утвержденным ФНС России;
• от физических лиц можно получить товар без РНПТ, но перед их продажей товар должен быть задекларирован, то есть на него необходимо получить в налоговой инспекции новый номер РНПТ;
• при продажах контрагенту обязано указание РНПТ товаров, которые в базе определены как «Подлежащие прослеживаемости»;
• необходимо учитывать остатки товаров каждой РНПТ для контроля продаж «в минус»;
• продажа товара в розницу осуществляется без указания РНПТ, так как не требуется указывать это в чеке, но перед отправкой квартальной отчетности эти продажи распределяются по остаткам РНПТ и организация отчитывается о продаже этих РНПТ;
• списания брака или списания в производство учитываются аналогично розничным продажам: сначала без РНПТ, потом распределяются по известным нам остаткам РНПТ;
• учет операций с товарами комитентов ведется аналогично, но налоговую инспекцию интересуют только операции продажи;
• отчет об операциях с прослеживаемым товаром представляется не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

При работе с прослеживаемым товаром организация может выбрать одну из схем товарного учета.

Первая схема предполагает, что весь товарный учет и отчет об операциях с прослеживаемыми товарами осуществляется в торговом предприятии — получаем остатки по партиям прослеживаемых товаров и формируем квартальный отчет об операциях с прослеживаемым товаром через документ «Прослеживаемость: Закрытие периода». Отчет затем передается в налоговую из личного кабинета оператора ЭДО. При необходимости отчет в базе торгового предприятия корректируется и заново отправляется в налоговую инспекцию. При использовании такой схемы мы получаем некоторую свободу действий в рамках квартала – операции по РНПТ можно переделывать, если по ним ещё не отчитались в ФНС. Если выполнена оптовая отгрузка прослеживаемого товара через электронную УПД, то в ней указываются партии проданного товара и его количество. Эта информация фиксируются в налоговой. А если выполнена розничная продажа прослеживаемого товара, номера проданных РНПТ сразу не фиксируются, они определяются в конце квартала при подготовке квартального отчета — при закрытии квартала определяются операции, которые были с прослеживаемыми товарами и по ним было такое-то распределение РНПТ.

Вторая схема предполагает использование для бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерии» . В бухгалтерии 1С есть прямая интеграция с ФНС, что бы все отчеты об операциях с прослеживаемыми товарами и документы-уведомления об остатках можно было бы отправлять программно, а так же автоматически получать и обрабатывать ответы. В этой схеме в торговом предприятии остается функция товарного учета, т.е. ведется учет товарных операций, и при оптовой отгрузке прослеживаемого товара в торговом предприятии оформляются УПД, который отправляется по ЭДО. А в бухгалтерии формируются остатки и уведомления об остатках отправляются в ФНС.
Возникает следующая проблема. В бухгалтерии, как только выполнена операция с прослеживаемыми товарами по ним автоматически закрепляются регистрационные номера прослеживаемых товаров и работа «задним» числом становится невозможна. Поэтому при работе с бухгалтерией предлагается следующий прием. Выгружать данные по РНПТ в бухгалтерию надо не регулярно. При выгрузке есть возможность выгрузить данные для просмотра, так же можно выполнить выгрузку для фиксации данных и она может быть выполнена не раз в квартал, а раз в месяц, раз в 10 дней и т.д. Перед такой промежуточной выгрузкой следует оформить документ «Прослеживаемость: Закрытие периода», документ распределит РНПТ и зафиксирует их по тем документам, которые на данный момент введены, и это распределение выгрузит в бухгалтерию. Это позволяет совместить гибкость работы с РНПТ, которая есть в торговом предприятии и которую разрешает ФНС, и при этом подстраиваемся под «жесткость» типовой бухгалтерии, которая требует для каждой операции товарного учета распределение по РНПТ. Если распределение по РНПТ делать в бухгалтерии, может возникнуть ситуация, что одну и ту же партию РНПТ в торговом предприятии учли в одной операции, а в бухгалтерии в другой операции. Может получиться конфликт. Поэтому, т.к. товарный учет ведется в торговом предприятии, то и распределение РНПТ по операциям должно делаться в торговом предприятии.

Таким образом, документ «Прослеживаемость: Закрытие периода» используется в обоих схемах, но по разному. В случае, когда весь учет операций по прослеживаемому товару ведется в торговом предприятии, документ «Закрытие периода» надо оформлять раз в квартал. Когда учет операций с РНПТ ведется в бухгалтерии, то документ «Закрытие периода» надо оформлять регулярно: не раз в квартал, а чаще.